Годовое общее собрание (Annual General Meeting, AGM) — это незаменимое событие в корпоративном календаре, которое выступает в роли ежегодного отчёта по всем вопросам, связанным с вашей компанией или группой. Хорошо организованное AGM предоставляет акционерам и членам организации возможность обсудить прогресс компании, проверить финансовую отчётность и принять решения о её будущем.

Однако становится всё менее распространённой ситуация, когда все необходимые участники AGM могут оказаться в одном месте в одно и то же время. Переход к более виртуально связанному рабочему миру означает, что AGM уже не проводятся так, как раньше. В этом руководстве мы рассмотрим всё, что касается AGM, включая то, как вы можете проводить встречу в виртуальном формате, а также как эффективно составлять протокол заседания.

Что такое ежегодное общее собрание?

Ежегодное общее собрание (Annual General Meeting, AGM) — это обязательная ежегодная встреча акционеров компании, на которой они встречаются с советом директоров, чтобы обсудить финансовые показатели и общие результаты деятельности компании за прошедший год. Помимо этого, на AGM всегда есть возможность обсудить любые вопросы, требующие одобрения акционеров.

Это также возможность для акционеров привлечь совет директоров к ответственности за его действия и задать вопросы о направлении развития компании. Однако важно отметить, что AGM проводятся не только в публичных компаниях. Любая организация или группа людей, работающих над общей целью, может захотеть провести собрание с обязательным присутствием всех участников — это и будет их версия AGM.

Ключевые элементы AGM:

• Финансовый обзор: обсуждение и анализ соответствующей финансовой отчётности, включая прибыль, убытки и общее финансовое состояние компании.
• Подотчётность совета директоров: у акционеров есть возможность задавать вопросы и голосовать по ключевым вопросам. Делать это лучше всего именно в этот момент, когда все собрались одновременно.
• Выборы: AGM обычно включает выборы или переизбрание членов совета директоров, а также назначение аудиторов. Однако это, скорее всего, чаще встречается на AGM крупных или публичных компаний.
• Резолюции: AGM часто проводится для решения различных вопросов, поэтому акционеры, как правило, голосуют по таким вопросам, как утверждение дивидендов или внесение изменений в устав компании.

Каковы цели ежегодного общего собрания?

Итак, зачем вообще люди проводят такие собрания? У AGM есть несколько ключевых целей, которые отличают его от обычного заседания совета директоров, и в целом оно играет огромную роль в обеспечении прозрачности и бесперебойной работы компании. К ним относятся:

1. Обеспечение подотчётности: совет директоров несёт ответственность перед акционерами за результаты деятельности компании и принятые финансовые решения. Без проведения такого собрания может возникнуть нехватка ответственности и подотчётности, что отразится на показателях деятельности.
2. Анализ финансов: акционеры получают детальный обзор финансовых результатов компании, включая балансы, отчёты о прибылях и убытках, а также движение денежных средств.
3. Участие акционеров: AGM предоставляет площадку, где акционеры могут взаимодействовать с руководством компании, задавать вопросы и высказывать свои опасения. Без такой возможности на ежегодном собрании голоса акционеров могут быть не услышаны, а связи — ослабнуть.
4. Принятие решений: акционеры голосуют по важным вопросам — таким как назначение аудиторов, выборы директоров, объявление дивидендов и утверждение финансовой отчётности. По сути, это ключевые решения, для принятия которых требуется присутствие всех приглашённых на AGM.

Как составлять протокол заседания для AGM

Протокол заседания — это официальный отчёт о том, что произошло на AGM. Составление подробного и точного протокола имеет решающее значение, особенно с учётом того, что AGM проводится нечасто. Протокол заседания служит юридическим документом, фиксирующим принятые решения, и к нему нужно относиться максимально серьёзно.

Чтобы упростить этот процесс на вашем AGM, вы можете использовать инструменты с ИИ для ведения заметок, такие как Bubbles. Bubbles — это сверхэффективный инструмент, который автоматически записывает встречу, расшифровывает её и формирует протокол заседания.

Чтобы запустить этот автоматический процесс, вам нужно всего лишь зарегистрироваться и подключить свой календарь. Это занимает всего несколько секунд, и с этого момента Bubbles будет обрабатывать заметки по всем встречам в этом календаре.

У Bubbles также есть отличный вариант для AGM — расширение Bubbles для Chrome/Edge. Это расширение позволяет просто вставить ссылку на встречу, после чего Bubbles Notetaker мгновенно присоединится к вашей встрече и начнёт процесс формирования протокола заседания. Посмотрите, как это выглядит здесь:

Bubbles также сформирует список задач и подготовит краткое резюме после встречи, что может быть особенно полезно для AGM, когда вам, возможно, придётся несколько раз в течение года возвращаться к итогам встречи. И это ещё не всё — только представьте, насколько проще станет работа корпоративного секретаря!

Использование Bubbles для протоколов заседаний

Bubbles Notetaker автоматически присоединится к вашему виртуальному AGM, независимо от того, проводится ли оно в Zoom, Google Meet или на другой платформе. Вы также можете настроить своего Notetaker и выбрать, к каким встречам он должен подключаться автоматически. Вот как он улучшает процесс:

• Запись и расшифровка: Bubbles записывает встречу и формирует расшифровку, что позволяет не упустить ни одной детали.
• Автоматическое формирование протокола: после встречи Bubbles создаёт документ протокола AGM с задачами по итогам встречи и резюме, адаптированным для каждого участника. Этот документ отправляется каждому участнику последующим письмом вместе со ссылкой на полную запись.
• Рассылка по электронной почте: после завершения встречи документ, упомянутый в предыдущем пункте, отправляется каждому участнику в последующем письме вместе со ссылкой на полную запись.

Используя Bubbles, компании могут гарантировать, что их AGM документируются максимально точно и эффективно, экономя при этом и время, и ресурсы.