Intégrer Zoom à Outlook peut vraiment simplifier vos visioconférences, car cela vous permet de planifier et de rejoindre des réunions directement depuis votre calendrier Outlook. Que vous utilisiez l’application de bureau Outlook, la version web ou l’application mobile, ce guide vous explique étape par étape comment ajouter Zoom à Outlook, avec des explications sur le module complémentaire Zoom pour Outlook et le plug-in Zoom pour Microsoft Outlook.

Pourquoi ajouter Zoom à Outlook ?

Ajouter Zoom à Outlook est un vrai gain de productivité pour toute personne qui planifie fréquemment des réunions. Cette intégration vous permet de créer facilement des événements de calendrier avec des liens Zoom, ce qui simplifie l’invitation des participants et le suivi des réunions au même endroit. Dans le contexte actuel, il est facile d’avoir l’impression que votre vie professionnelle est engloutie par les réunions Zoom ; c’est donc une façon de réduire ce ressenti.

Module complémentaire Zoom pour Outlook vs plug-in Zoom pour Microsoft Outlook

Zoom propose deux principales options d’intégration avec Outlook :

1. Module complémentaire Zoom pour Outlook : ce module complémentaire est disponible dans Microsoft AppSource et fonctionne avec Outlook Web et l’application de bureau. Il est recommandé pour des performances optimales et pour pérenniser votre configuration, en particulier pour les utilisateurs de macOS.
2. Plug-in Zoom pour Microsoft Outlook : ce plug-in est un fichier installable qui fonctionne avec l’application de bureau Outlook pour Windows. Il reste utile pour les utilisateurs qui préfèrent un plug-in traditionnel, mais il est progressivement remplacé par le module complémentaire pour une compatibilité plus large ; c’est donc l’option que je vous recommande de considérer en second choix.

Configuration du module complémentaire Zoom pour Outlook

Installer le module complémentaire dans Outlook Web

Le module complémentaire Zoom pour Outlook est conçu pour fonctionner de façon fluide (et c’est le cas) avec Outlook Web et la nouvelle application de bureau Outlook. Voici comment l’installer et activer cette intégration :

1. Ouvrez Outlook Web : accédez à votre calendrier Outlook via votre navigateur web et connectez-vous à votre compte Microsoft.
2. Accédez au menu des modules complémentaires : cliquez sur l’icône Paramètres en haut à droite, puis sélectionnez Afficher tous les paramètres d’Outlook.
3. Recherchez le module complémentaire Zoom : sélectionnez Courrier > Personnaliser les actions > Modules complémentaires. Vous serez redirigé vers Microsoft AppSource.
4. Rechercher et installer : ici, vous pouvez rechercher Zoom for Outlook dans Microsoft AppSource. Une fois qu’il apparaît, cliquez sur Get it Now, puis suivez les instructions pour terminer l’installation.
5. Confirmer l’installation : tout est prêt. Après l’installation, le module complémentaire apparaîtra dans votre calendrier Outlook sous les onglets Nouvel événement ou Calendrier.

Vous pouvez désormais créer une invitation à une réunion Zoom directement depuis n’importe quel événement du calendrier en sélectionnant le bouton Ajouter une réunion Zoom. Stylé, non ?

Installer le module complémentaire dans l’application de bureau Outlook (Windows et macOS)

Pour installer le module complémentaire Zoom dans l’application de bureau Outlook, procédez comme suit :

1. Ouvrez l’application de bureau Outlook : cela va de soi, mais commencez par vous connecter à votre compte Microsoft Outlook.
2. Accédez à « Obtenir des modules complémentaires » : une fois connecté, allez dans l’onglet Accueil et cliquez sur Obtenir des modules complémentaires dans la barre d’outils.
3. Recherchez le module complémentaire Zoom : dans la fenêtre des modules complémentaires, recherchez Zoom for Outlook.
4. Ajouter Zoom à Outlook : rien de plus simple – cliquez sur Ajouter et suivez les instructions pour l’intégrer à votre calendrier Outlook.

Intégrer Zoom et Outlook avec Bubbles

Quel que soit le moyen utilisé pour ajouter Zoom à Outlook, vous êtes dans la même situation : vous êtes sur le point de participer à une réunion Zoom. Cette réunion peut (et devrait) être entièrement enregistrée, transcrite et résumée grâce à Bubbles, un assistant de prise de notes de réunion basé sur l’IA. Pour accéder gratuitement à Bubbles, vous pouvez :

• Visiter l’application Bubbles et créer un compte gratuit. Connectez votre calendrier et Bubbles rejoindra automatiquement votre prochaine réunion. Après la réunion, vous recevrez l’enregistrement complet de Zoom, la transcription, un résumé et des actions personnalisées, accessibles via un e‑mail de suivi ou directement dans l’application.
• Invitez Bubbles Notetaker à votre prochaine réunion Zoom via l’extension Chrome/Edge de Bubbles. Collez simplement le lien Zoom dans l’extension, et l’assistant IA rejoindra automatiquement votre réunion.

Installer le module complémentaire dans l’application mobile Outlook (Android et iOS)

Pour celles et ceux qui utilisent Zoom ou Outlook sur leur appareil mobile, c’est votre tour. Il est très facile d’activer Zoom dans l’application mobile Outlook. Suivez ces étapes :

1. Ouvrez l’application mobile Outlook : touchez l’icône de profil en haut à gauche.
2. Accédez aux modules complémentaires : allez dans Paramètres puis touchez Modules complémentaires.
3. Ajouter Zoom : faites défiler jusqu’à trouver Zoom for Outlook. Touchez l’icône + pour l’ajouter – et c’est tout !

Configuration du plug-in Zoom pour Microsoft Outlook

Si vous préférez le plug-in traditionnel au module complémentaire, voici comment l’installer dans l’application de bureau Outlook :

Télécharger et installer le plug-in Zoom pour Microsoft Outlook

1. Télécharger le plug-in : visitez le Centre de téléchargement Zoom sur le site de Zoom et téléchargez le plug-in Zoom pour Microsoft Outlook.
2. Lancer l’installateur : une fois le téléchargement terminé, ouvrez le fichier et suivez les instructions de l’assistant d’installation.
3. Redémarrer Outlook : lorsque l’installation est terminée, redémarrez Outlook pour voir les options Zoom.
4. Confirmer l’installation : vous devriez voir les boutons Planifier une réunion et Démarrer une réunion instantanée dans le ruban Outlook – si c’est le cas, l’installation est bien confirmée.

Utiliser Zoom avec Outlook : fonctions et paramètres clés

Une fois Zoom ajouté à Outlook, vous pouvez commencer à planifier des réunions Zoom directement depuis votre calendrier Outlook, mais vous pouvez aussi tirer parti de quelques autres options pour faciliter vos réunions au travail. Voici un récapitulatif des principales fonctions, en commençant par celle qui vous intéresse probablement le plus :

Planifier une réunion Zoom dans Outlook

1. Créer un événement de calendrier : dans Outlook, ouvrez votre Calendrier Outlook et cliquez sur Nouvel événement.
2. Ajouter une réunion Zoom : si vous utilisez le module complémentaire, cliquez sur le bouton Ajouter une réunion Zoom dans l’événement de calendrier. Avec le plug-in, cliquez sur Planifier une réunion dans la barre d’outils.
3. Ajuster les paramètres de la réunion : configurez, si vous le souhaitez, des paramètres comme le code secret de la réunion, la salle d’attente, les options vidéo, etc.
4. Enregistrer et envoyer les invitations : une fois la configuration terminée, enregistrez l’événement et envoyez les invitations aux participants. Le lien de la réunion Zoom et les détails de l’invitation seront automatiquement ajoutés à la description de l’événement, et votre nouvelle réunion sera planifiée et prête.

Transformer des événements Outlook existants en réunions Zoom

Si vous avez déjà un événement planifié dans Outlook, vous pouvez le convertir en réunion Zoom pour éviter toute confusion ou complication au moment de la réunion :

1. Ouvrir l’événement : accédez à l’événement de calendrier que vous souhaitez modifier.
2. Ajouter Zoom : cliquez sur Ajouter une réunion Zoom ou Planifier une réunion.
3. Enregistrer les modifications : les informations Zoom seront ajoutées et le lien de réunion sera envoyé à tous les participants invités, afin qu’ils soient informés du changement.

Ajouter des réunions Zoom récurrentes dans Outlook

Pour les réunions récurrentes, Zoom vous permet de planifier des réunions périodiques. C’est extrêmement utile et cela vous fera gagner beaucoup de temps pour les réunions standard, comme les réunions d’exploitation hebdomadaires. Voici comment procéder :

1. Définir la récurrence dans Outlook : dans votre événement de calendrier, choisissez Périodicité dans les options de l’événement.
2. Sélectionner la fréquence de la réunion : choisissez si la réunion se répète chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, selon votre équipe et le type de réunion.
3. Ajouter les détails Zoom : suivez les étapes pour ajouter une réunion Zoom afin de vous assurer que le même lien de réunion Zoom est utilisé pour chaque occurrence de la réunion.

Gérer les paramètres Zoom dans Outlook

Activer les paramètres automatiques de réunion

Vous pouvez ajuster vos paramètres Zoom directement dans Outlook pour simplifier la création de réunions. Ces paramètres sont accessibles depuis le portail web Zoom ou l’application de bureau Zoom :

• Code secret et salle d’attente : la sécurité est essentielle, alors sécurisez vos réunions en activant les codes secrets et la salle d’attente.
• Couper le son des participants à l’entrée : réduisez les bruits parasites en coupant automatiquement le son des participants lorsqu’ils rejoignent la réunion.
• Options d’enregistrement : laissez Bubbles Notetaker rejoindre automatiquement la réunion ou imposez-lui de demander l’accès depuis la salle d’attente. Dans tous les cas, assurez-vous que votre réunion Zoom est configurée pour l’enregistrement en suivant les étapes ci‑dessus.
• Fuseau horaire et synchronisation du calendrier : vérifiez que les horaires de réunion correspondent au fuseau horaire de votre calendrier Outlook.

Synchroniser les réunions Zoom avec le calendrier Outlook

Synchroniser Zoom avec votre calendrier Outlook vous permet de garder toutes vos réunions au même endroit :

1. Connectez-vous au portail web Zoom : allez dans Paramètres.
2. Activer la synchronisation du calendrier : dans Intégration du calendrier et des contacts, sélectionnez Outlook.
3. Autoriser l’accès : accordez l’accès lorsque cela vous est demandé afin de synchroniser vos calendriers Zoom et Outlook en toute transparence.

De la même manière, synchroniser Bubbles avec votre calendrier Outlook signifie que tous vos enregistrements de réunions sont conservés au même endroit – dans votre espace « My bubbles » au sein de l’application Bubbles. Cela rend la consultation après réunion extrêmement simple et permet de conserver toutes les informations et actions importantes.