La rédaction de procès‑verbaux de réunions d’entreprise est absolument essentielle pour consigner efficacement les principales discussions, décisions et mesures à prendre qui ont lieu lors des réunions du conseil et d’autres réunions formelles. Quelle que soit la façon dont vous choisissez d’établir vos procès‑verbaux, que vous soyez secrétaire désigné pour une réunion du conseil d’administration ou que vous cherchiez simplement à améliorer l’efficacité des réunions formelles en général, des procès‑verbaux précis aident réellement à maintenir un registre fiable et la responsabilisation de chacun.

Dans ce guide, nous allons expliquer l’importance des procès‑verbaux de réunions d’entreprise, proposer un modèle rapide et vous montrer comment vous pouvez améliorer considérablement le processus grâce aux outils de prise de notes avec IA. Ces outils intelligents vous aident en enregistrant et en résumant automatiquement vos réunions dans des procès‑verbaux immédiatement disponibles après la réunion (quelle que soit la plateforme de réunion virtuelle utilisée).

Que sont les procès‑verbaux de réunions d’entreprise ?

Les procès‑verbaux de réunions d’entreprise sont des comptes rendus officiels qui résument les principales discussions, décisions et actions issues d’une réunion. Ils capturent l’essentiel : des détails comme l’ordre du jour de la réunion, la liste des participants et les éventuels votes, tout en fournissant un résumé concis des principaux enseignements et des prochaines étapes que chacun pourra utiliser.

Les procès‑verbaux servent de point de référence, ce qui explique pourquoi ils sont si essentiels. Pour l’organisation ou l’entreprise, de bons procès‑verbaux aident aussi bien les participants que les personnes absentes à comprendre les décisions prises et les actions futures à entreprendre. Cependant, les notes et procès‑verbaux de réunion vont encore plus loin : des procès‑verbaux bien documentés contribuent à la transparence et à la responsabilisation au sein de l’organisation et sont souvent conservés dans les dossiers pour des raisons de conformité légale et réglementaire.

Pourquoi les procès‑verbaux de réunion sont‑ils importants ?

• Documentation et référence : les procès‑verbaux fournissent ce compte rendu formel. Ils sont extrêmement utiles pour que les participants et les employés puissent s’y référer plus tard.
• Responsabilisation et clarté : responsabilisation ! Ils empêchent de bâcler les choses, car ils attribuent clairement la responsabilité des tâches et des actions de suivi.
• Conformité légale : comme nous l’avons dit, dans de nombreux cas, les réunions formelles comme les réunions du conseil doivent être documentées pour des raisons juridiques.
• Clarté et transparence : des procès‑verbaux bien rédigés peuvent être diffusés à tous les employés ou intervenants externes concernés. Cela permet de tenir tout le monde informé et aligné sur les décisions et les prochaines étapes.

Comment rédiger des procès‑verbaux de réunion : guide étape par étape

Rédiger des procès‑verbaux de réunion n’a pas besoin d’être long ni compliqué, et à notre avis, cela ne devrait pas l’être. C’est pourquoi nous sommes là pour vous faire une recommandation. Plus haut, nous avons mentionné la puissance des outils de prise de notes avec IA et, avec notre outil recommandé, Bubbles, vous pouvez utiliser l’IA pour enregistrer, transcrire et résumer automatiquement vos procès‑verbaux de réunion en toute simplicité.

Vous avez deux options ici : installer l’extension Bubbles pour Chrome ou pour Edge depuis le Chrome Web Store ou le Edge Web Store. De cette façon, vous pouvez coller le lien de votre réunion dans l’extension pour qu’un Notetaker rejoigne instantanément votre réunion. Sinon, suivez les étapes ci‑dessous pour accéder à l’application Bubbles et bénéficier d’une expérience plus intégrée.

Voici comment Bubbles peut vous aider à démarrer, avec en plus des exemples de ce à quoi ressembleront vos procès‑verbaux si vous utilisez Bubbles :

Étape 1 : inscrivez‑vous à Bubbles

‍Rendez‑vous sur l’application Bubbles et créez un compte gratuit. Pendant la configuration, connectez votre calendrier pour que les réunions à venir soient synchronisées avec Bubbles. Cela permet à Bubbles de rejoindre automatiquement vos réunions, qu’elles se déroulent sur Zoom, Google Meet ou d’autres plateformes.

Étape 2 : planifiez votre réunion

‍Une fois votre calendrier connecté, planifiez votre réunion comme d’habitude. Si votre calendrier n’est pas connecté, collez le lien de la réunion dans votre espace Notetaker dans l’application Bubbles, ce qui permet à l’IA de rejoindre des réunions individuelles ; vous pouvez également activer ou désactiver des réunions une fois votre calendrier connecté.

Étape 3 : démarrez votre réunion

‍Au début de votre réunion, Bubbles la rejoindra pour enregistrer, transcrire et rédiger les procès‑verbaux. Vous pouvez poursuivre la réunion en sachant que votre conversation est documentée avec précision.‍

Étape 4 : accédez à vos procès‑verbaux de réunion

‍Après la réunion, Bubbles traite l’enregistrement et vous envoie un e‑mail de suivi contenant vos procès‑verbaux, les tâches automatiquement générées et un résumé concis.

Cet e‑mail comprend un lien vers l’enregistrement et la transcription complets, comme illustré ci‑dessous. Ces procès‑verbaux, ainsi que l’enregistrement et la transcription, peuvent être relus, modifiés et partagés avec votre équipe selon les besoins.

Grâce à Bubbles, vous pouvez vous concentrer sur la discussion pendant que l’IA se charge de la prise de notes et vous fournit ensuite des procès‑verbaux de réunion soignés. Vous pouvez être certain que les décisions prises pendant la réunion, y compris les détails spécifiques des motions adoptées, les résultats des votes et les autres résolutions clés, seront toutes consignées et prêtes à être examinées après la réunion.

Préparation de la réunion : bonnes pratiques

La rédaction efficace de procès‑verbaux de réunion commence par une bonne préparation. Voici ce que vous devez faire avant la réunion :

• Passez en revue l’ordre du jour : ayez toujours un ordre du jour pour la réunion. Familiarisez‑vous avec l’ ordre du jour, car cela vous aidera à anticiper les points clés de discussion, que Bubbles pourra ensuite capter ou que vous pourrez écrire vous‑même.
• Préparez votre modèle/technologie : selon que vous utilisez Bubbles, que vous faites tout manuellement ou que vous combinez les deux, préparez un modèle de procès‑verbaux pour rationaliser la prise de notes ou configurez correctement vos outils.
• Familiarisez‑vous avec les participants : connaître les noms et les rôles des participants (en particulier lors d’une réunion du conseil) vous aidera à attribuer correctement les déclarations, les tâches et les votes.
• Attribuez les rôles : précisez qui sera responsable de la prise de notes si ce n’est pas vous ou Bubbles. Une fois les rôles attribués (président, secrétaire, etc.), vous pouvez avoir la certitude que tout sera capturé dans l’enregistrement.

Modèle de procès‑verbaux de réunion pour un usage d’entreprise

Bien que nous recommandions fortement d’utiliser Bubbles, nous savons aussi que certains d’entre vous préféreront faire cela manuellement. Dans cet esprit, voici un modèle simple que vous pouvez utiliser pour structurer vos procès‑verbaux de réunions d’entreprise :

[Modèle de procès‑verbaux de réunions d’entreprise]

• Date et heure de la réunion : [Date et heure]
• Type de réunion : [par ex. : réunion du conseil]
• Lieu : [Lieu ou lien virtuel]
• Participants : [Liste des participants]
• Points de l’ordre du jour :
  1. [Point de l’ordre du jour 1] : [Bref résumé de la discussion et des résultats]
  2. [Point de l’ordre du jour 2] : [Bref résumé de la discussion et des résultats]
• Décisions prises :
  • Motion visant à [Description de la motion]
    • Proposée par : [Nom du proposant]
    • Appuyée par : [Nom du soutien]
    • Résultat : [Adoptée/Rejetée]
• Actions à mener :
  • Tâche : [Description de la tâche]
    • Attribuée à : [Nom de la personne]
    • Date limite : [Date d’échéance]
• Date de la prochaine réunion : [Date et heure]

[Fin du modèle]