La planification de sprint est une cérémonie cruciale du cadre Scrum qui fixe l’orientation d’un sprint réussi. C’est l’événement au cours duquel l’équipe Scrum, y compris le Scrum Master (le cas échéant), le Product Owner et les membres de l’équipe de développement, décident ensemble sur quoi travailler lors du prochain sprint. Il n’y a aucun rang ni aucune hiérarchie. Il s’agit plutôt d’une unité cohésive composée de personnes orientées vers les objectifs. Un processus de planification de sprint bien organisé peut avoir un impact sur la productivité de votre équipe et, en fin de compte, conduire à une livraison de projet réussie. Dans cet article, nous aborderons cinq étapes essentielles pour rationaliser votre processus de planification de sprint et garantir qu’il se déroule efficacement.

Étape 1 : Préparer l’ordre du jour de votre réunion de planification de sprint

La première étape pour rationaliser votre processus de planification de sprint consiste à préparer un ordre du jour de réunion bien structuré. En effet, même s’il peut être bénéfique d’encourager un sprint agile pour la flexibilité et les suggestions, un ordre du jour sert de feuille de route pour l’ensemble de la réunion de planification, en veillant à couvrir tous les sujets nécessaires sans perdre de temps.

Voici donc un modèle d’ordre du jour pour une réunion de planification de sprint :

1. Ouverture (5 minutes)

• Accueil et introduction.
• Revue des objectifs de la réunion, si nécessaire.

2. Revue du sprint précédent (10 minutes)

• Points forts de la revue de sprint.
• Enseignements de la rétrospective de sprint.
• Ce qui s’est bien passé et ce qui doit être amélioré.

3. Affinage du Product Backlog (15 minutes)

• Le Product Owner présente les éléments priorisés du backlog.
• Précisions et questions de l’équipe de développement.

4. Sélection des éléments du Sprint Backlog (30 minutes)

• Discussion des éléments du backlog.
• Estimation des user stories (à l’aide de story points ou d’autres unités).
• Engagement sur un périmètre spécifique pour le sprint.

5. Plan de sprint (10 minutes)

• Plan de haut niveau pour le sprint.
• Définition des objectifs du sprint.
• Cela peut être orienté individuellement ou au niveau de l’équipe.

6. Évaluation de la capacité (10 minutes)

• Revoir la capacité et la vélocité de l’équipe.
• Ajustements en fonction de la disponibilité des membres de l’équipe ou des dépendances.

7. Découpage des tâches (15 minutes)

• Décomposer les user stories sélectionnées en tâches.
• Affectation des tâches aux membres de l’équipe.

8. Definition of Done (5 minutes)

• Confirmer la compréhension par l’équipe de la notion de « done » pour le sprint.
• Créer cette liste simple d’activités qui ajoutent une valeur vérifiable/démontrable au produit.

9. Conclusion de la réunion (5 minutes)

• Récapitulatif des engagements et des actions.
• Fixer la date de la prochaine réunion de planification de sprint.

Un ordre du jour bien structuré comme celui‑ci permet de garder la réunion de planification de sprint sur les rails, en veillant à ce qu’elle ne dure pas trop longtemps et ne soit pas parasitée par des discussions sans rapport. Naturellement, chaque équipe adaptera son modèle d’ordre du jour en fonction de sa dynamique et de ses méthodes de travail. Cependant, suivre un plan structuré est généralement considéré comme une bonne pratique.

Étape 2 : Affinage du backlog

Avant la réunion de planification de sprint, il est essentiel d’organiser des sessions d’affinage du backlog. Ces sessions impliquent que l’équipe Scrum clarifie les user stories du product backlog. L’affinage du backlog permet de s’assurer que les stories sont bien définies, correctement dimensionnées et prêtes à être sélectionnées pendant la réunion de planification de sprint.

Pendant les sessions d’affinage, l’équipe discute de chaque user story, la décompose en tâches plus petites si nécessaire et estime l’effort nécessaire pour la terminer. Cette estimation se fait généralement à l’aide de story points ou d’autres unités comme les heures. Au moment où la réunion de planification de sprint a lieu, l’équipe devrait avoir une compréhension claire des éléments du backlog et de leurs tailles relatives.

L’affinage du backlog ne se contente pas de rationaliser le processus de planification de sprint, il augmente aussi l’efficacité globale de l’équipe en réduisant le besoin de longues discussions pendant la réunion de planification. Il permet à l’équipe de se concentrer sur la sélection et l’engagement vis‑à‑vis des éléments du sprint backlog sans s’enliser dans les détails.

Étape 3 : Collaborer à l’aide d’outils agiles

Dans l’environnement de travail de plus en plus varié d’aujourd’hui, les outils de collaboration sont essentiels pour rationaliser le processus de planification de sprint. Les équipes agiles travaillent souvent à distance ou sur différents sites, ce qui rend crucial de disposer des bons outils de communication et de coordination. Voici quelques outils qui peuvent faciliter la collaboration pendant la planification de sprint :

• Visioconférence : des plateformes comme Zoom ou Microsoft Teams permettent aux équipes distantes d’organiser sans difficulté des réunions de planification de sprint. La visioconférence permet aux membres de l’équipe de se voir, ce qui peut améliorer la communication et l’engagement pendant la réunion.
• Outils de collaboration asynchrone : des outils comme Bubbles peuvent être utilisés efficacement en complément des réunions de planification de sprint en visioconférence, à la fois pour planifier et pour poursuivre le dialogue tout en s’adaptant aux emplois du temps de l’équipe. En facilitant la communication des points de discussion prioritaires, la collaboration asynchrone via Bubbles, par exemple, nous aide à communiquer rapidement et efficacement, sans perdre le moindre détail. Cela peut être efficace pour certaines parties de votre plan de sprint ; par exemple, vous pouvez utiliser Bubbles pour envoyer à un coéquipier un récapitulatif de votre dernier sprint, afin d’encourager la conversation et la revue avant de collaborer pour décider des actions restantes à entreprendre et vous assurer que l’équipe reste sur la bonne voie.
• Applications de chat et de messagerie : des applications comme Slack sont utilisées en complément d’un outil comme Bubbles pour les sujets qui nécessitent une clarification rapide ou une interaction en temps réel.

Grâce à ces outils de collaboration, les équipes peuvent travailler ensemble efficacement, même lorsque les membres se trouvent dans des fuseaux horaires différents ou travaillent à distance. Chez Bubbles, nous utilisons les trois méthodes de collaboration mentionnées dans nos sprints.

Étape 4 : Prendre en compte les dépendances et la vélocité

Pour rationaliser votre processus de planification de sprint, il est essentiel de prendre en compte les dépendances entre les user stories et la vélocité de l’équipe. Les dépendances peuvent avoir un impact sur l’ordre dans lequel vous traitez les éléments du backlog, ainsi que sur le plan global du sprint, ce qui ne devrait pas poser problème si c’est correctement planifié. Par conséquent, pendant la réunion de planification, identifiez les dépendances et discutez de la manière de les gérer. Cela peut impliquer de réorganiser l’ordre des user stories ou de découper les tâches pour minimiser les interdépendances.

La vélocité, quant à elle, est une mesure de la capacité de l’équipe à terminer le travail au cours d’un sprint. Elle est fondée sur des données historiques et reflète le nombre moyen de story points ou de tâches que l’équipe peut réaliser dans un sprint. Comprendre la vélocité de votre équipe aide à sélectionner la bonne quantité de travail pour le sprint backlog et réduit le report de travail inachevé vers le sprint suivant. Veillez à prendre en compte la disponibilité des membres de l’équipe, les congés et d’autres facteurs susceptibles d’affecter la vélocité lors de la planification du sprint.

Étape 5 : Amélioration continue

Enfin, l’une des étapes les plus cruciales pour rationaliser votre processus de planification de sprint consiste à adopter une culture de l’amélioration continue. Après chaque sprint, organisez une rétrospective de sprint, qui est une autre cérémonie importante de Scrum. Pendant la rétrospective, l’équipe réfléchit à ce qui s’est bien passé, à ce qui pourrait être amélioré et identifie les actions à mettre en place pour optimiser les futurs sprints.

Les enseignements tirés des rétrospectives de sprint doivent être utilisés pour affiner et optimiser en continu votre processus de planification de sprint. S’il y a des problèmes récurrents ou des goulots d’étranglement dans vos réunions de planification, traitez‑les et mettez en œuvre des améliorations. Par exemple, si certains éléments du backlog provoquent systématiquement de la confusion ou des retards, clarifiez‑les lors des sessions d’affinage du backlog ou réaffectez‑les à un autre membre de l’équipe si nécessaire.

De plus, recueillez les retours des membres de l’équipe Scrum et des parties prenantes afin d’identifier les points de friction du processus de planification de sprint. Existe‑t‑il des lacunes de communication ou des problèmes liés aux outils qui doivent être résolus ? Recueillir les retours et agir en conséquence peut conduire, au fil du temps, à des améliorations significatives de votre processus de planification de sprint et, par conséquent, des résultats de l’équipe. building-a-feedback-culture-in-your-workplace

En conclusion, rationaliser votre processus de planification de sprint est essentiel pour maximiser la productivité de votre équipe et obtenir des résultats de projet réussis. En suivant ces cinq étapes essentielles, vous pouvez vous assurer que vos réunions de planification de sprint se déroulent de manière fluide et efficace. N’oubliez pas que l’agilité est au cœur du cadre Scrum ; soyez donc prêt à vous adapter et ouvert aux ajustements nécessaires pour optimiser la planification de sprint en fonction des besoins propres de votre équipe et de votre gestion de projet.