Тенденції до роботи з дому зараз повсюдні, і, подобається вам це чи ні, існує безліч звітів, які стверджують, що «цифрова інтенсивність» робочих днів істотно зросла. Це очевидно й іде пліч-о-пліч із зростанням використання технологій. Менш очевидно інше: робота з дому може ускладнити виконання певних завдань. Інтенсивність не обов’язково дорівнює складності, але для багатьох завдань (наприклад, перетворення протоколу зустрічі на текст) люди роблять усе набагато важчим, ніж це потрібно.

Вам по‑справжньому пощастило, якщо вам ще жодного разу не доводилося сидіти на годинній операційній нараді лише заради того, щоб нашкрябати протокол. Це не лише нестерпно нудно, а й архаїчний спосіб проведення зустрічей. За допомогою цієї інструкції ми покажемо, як зробити так, щоб ані вам, ані вашим колегам більше ніколи не доводилося цим займатися, завдяки точної транскрипції.

Переваги перетворення протоколу зустрічі на текст

Точний протокол зустрічі є критично важливим для фіксації ключових моментів, пунктів дій та ухвалених рішень. Крім того, ви заощадите час усієї команди, постійно тримаючи протоколи зустрічей у порядку, особливо під час підсумку зустрічі. Так само ви повністю усунете або суттєво зменшите плутанину щодо того, про що говорили на зустрічі, тримаючи все максимально прозоро. Це стосується і самої зустрічі, коли учасники зможуть повністю зосередитися на розмові, і періоду після неї.

Однак ручне занотовування всього, про що домовляються й говорять на зустрічах, забирає багато часу й часто призводить до помилок. Тому ми хочемо показати вам сучасніший підхід, який допоможе спростити цей процес і за кілька хвилин зробить із вас майстра протоколів. Усе дуже просто й упаковано в покрокову інструкцію з 4 етапів. Тож поїхали.

Як трансформувати протокол зустрічі на текст

Крок 1. Оберіть програму, з якою вам зручно працювати

Незалежно від того, що ви використовуєте — Zoom, Teams чи Webex, — я подбав про все. Ми поєднаємо обрану вами платформу для онлайн‑зустрічей із програмою для запису та транскрипції. Наша програма для запису й транскрипції — це Bubbles, оскільки вона сумісна з усіма основними застосунками для проведення зустрічей і пропонує дуже точну транскрипцію навіть у безплатному тарифі.

Щоб розпочати, перейдіть на Bubbles і створіть обліковий запис. Після цього ви отримаєте доступ до найсучаснішого інструменту для транскрипції зустрічей і ведення нотаток. У Bubbles ви можете почати безплатно й випробувати функцію транскрипції зустрічей без жодних зобов’язань, тож я раджу почати саме з цього.

Під час реєстрації вам потрібно створити власний робочий простір у Bubbles. Це етап персоналізації, де ви обираєте назву області, у якій зберігатимуться транскрипції ваших протоколів зустрічей. Також потрібно під’єднати календар, щоб Bubbles міг синхронізуватися з вашими майбутніми зустрічами й автоматично приєднуватися до них та виконувати транскрипцію замість вас. Під час реєстрації це виглядає так:

Крок 2. Заплануйте зустріч, як зазвичай

Якщо ви ще цього не зробили, заплануйте свою наступну зустріч. Bubbles буде підключено до календаря, тож вам не потрібно робити нічого додатково, щоб протокол вашої зустрічі автоматично перетворився на текст.

Як приклад ми покажемо, як працює Bubbles, коли він перетворює на текст протокол зустрічі у Zoom. Однак цей процес однаковий незалежно від того, який онлайн‑застосунок для зустрічей ви надаєте перевагу використовувати. Якщо спершу ви не хочете під’єднувати свій календар, ви також можете вставити посилання на зустріч у розділ Bubbles Notetaker (виділено червоним нижче), і тоді Bubbles приєднається лише до цієї конкретної зустрічі.

Крок 3. Розпочніть зустріч

Запустіть свою зустріч у Zoom, Google Meet, Microsoft Teams або на будь‑якій іншій платформі, яку ви використовуєте. Знову ж таки, нижче ми покажемо, як це виглядає в Zoom. Щойно зустріч почнеться, Bubbles автоматично приєднається, почне запис і транскрипцію всієї зустрічі, миттєво перетворюючи її на зрозумілий протокол; після зустрічі він буде надісланий вам у follow‑up листі.

Як видно праворуч на екрані, Bubbles також з’явиться в чаті з повідомленням, у якому пояснить кожному учаснику, хто він та що саме робить. До речі, у Bubbles є платний тариф, де ви можете вимкнути всі ці сповіщення й водночас зберегти ті самі можливості для ведення нотаток.

Крок 4. Отримайте доступ до перетвореного на текст протоколу зустрічі

Коли зустріч добігає кінця, Bubbles уже зробив усе необхідне в частині протоколу. За кілька хвилин ви отримаєте електронний лист із посиланням на запис «bubble», а також зі сформованими автоматично пунктами дій і коротким підсумком того, що було обговорено й вирішено. Часто цього цілком достатньо для ролі «протоколу зустрічі», і виглядає це так:

Якщо вам потрібна розширена версія з докладнішим підсумком і повною транскрипцією зустрічі, зробіть ось що:

Перейдіть до свого «bubble», де буде повний запис і повна транскрипція. Звідти ви можете використовувати транскрипцію та протокол зустрічі як завгодно: переглядати зустріч, редагувати її й ділитися вмістом із членами команди, щоб створити цикл зворотного зв’язку.

Якщо ви дотримаєтеся нашої покрокової інструкції, ваш автоматично перетворений на текст протокол зустрічі виглядатиме так:

Звідси ви можете продовжити обговорення всередині «bubble», як показано вище на вкладці «Conversation». Після зустрічі спілкування в Bubbles може відбуватися у форматі тексту або відео‑/екранних записів, які надаються безплатно й можуть надсилатися у відповідь на запис або транскрипцію зустрічі.

Або ж завантажте протокол зустрічі, перетворений на текст, як документ і розішліть його електронною поштою чи через обрану вами систему для спільної роботи.