Що таке meeting notes?

Meeting notes — це більш неформальний і менш структурований документ зустрічі. Ваші meeting notes слугують виключно особистим або командним записом обговорення, зосередженим на ключових моментах, ідеях і завданнях, але вже в чернетковому вигляді. Meeting notes зазвичай використовують для внутрішніх потреб і вони можуть не мати суворого формату. Формат має відповідати вашим особистим уподобанням — оберіть стиль, який допомагає вам проводити зустрічі ефективніше.

Як робити meeting notes

Створювати meeting notes простіше й гнучкіше, ніж meeting minutes. Водночас ось кілька наших рекомендацій:

1. Підготуйтеся заздалегідь:
   • Перегляньте порядок денний зустрічі й визначте ключові напрями уваги. Наприклад, на зустрічі з вашим менеджером ваша 1 on 1 meeting agenda може спонукати вас зосередитися на підготовці щомісячних даних.
   • Використовуйте шаблон meeting notes, якщо він доступний, або створіть простий варіант самостійно. Це безсумнівно допоможе вам бути продуктивнішими й організованішими, навіть якщо ви плануєте лише накидати кілька нотаток.
2. Під час зустрічі:
   • Тримайте свій AI note taker напоготові. Знову ж таки, якщо ви так робите, можете ігнорувати наступні 4 пункти, оскільки це програмне забезпечення зафіксує всі важливі деталі за вас. Особисто я використовую Bubbles, і це справді змінило правила гри. Я можу зосередитися на суті обговорення, не беручи до рук ручку жодного разу.
   • У будь-якому разі, це важливо, якщо ви плануєте робити все вручну:
   • Фіксуйте ключові пункти й ідеї, які обговорюються.
   • Записуйте всі завдання, рішення й дедлайни.
   • Використовуйте марковані списки або скорочення, щоб швидко робити нотатки.
   • Зосереджуйтеся на тому, що є релевантним для вас або вашої команди.
3. Після зустрічі:
   • Упорядкуйте свої нотатки й виділіть важливу інформацію.
   • Поділіться нотатками з відповідними членами команди.
   • Використовуйте нотатки, щоб відстежувати виконання завдань і наступні кроки.

Різні типи meeting notes

Я вже згадував кілька різних способів, у які люди люблять робити свої meeting notes. Загалом існують різні типи meeting notes, залежно від контексту й мети:

• Brainstorming Notes: фіксують ідеї та креативні думки під час сесій мозкового штурму.
• Project Meeting Notes: зосереджені на обговореннях, оновленнях і завданнях, пов’язаних із конкретним проєктом.
• One-on-One Notes: фіксують ключові пункти індивідуальних зустрічей із членами команди, стейкґолдерами або вашим керівником чи менеджером.

Різниця між meeting minutes і meeting notes

Формальність

• Meeting Minutes: формальні й структуровані, часто обов’язкові або широко використовувані як офіційні записи.
• Meeting Notes: неформальні й гнучкі, використовуються як особиста або командна довідка.

Зміст

• Meeting Minutes: містять детальні записи обговорень, рішень і завдань.
• Meeting Notes: зосереджені на ключових пунктах, ідеях і релевантній інформації для вас або члена команди.

Призначення

• Meeting Minutes: слугують офіційним записом для підзвітності та подальшого використання як довідки. Тут ви фіксуєте саме те, що було сказано.
• Meeting Notes: допомагають в особистій чи командній організації й подальшому супроводі.

У чому різниця між meeting minutes і transcript?

Meeting Minutes

• Стислий зміст: meeting minutes — це лаконічний підсумок зустрічі, що фіксує ключові пункти й рішення.
• Структурований формат: дотримуються певного формату, включно з датою, часом, учасниками та пунктами порядку денного.

Transcripts

• Дослівний запис: transcripts — це покроковий, слово в слово запис усієї зустрічі.
• Детальні й об’ємні: містять кожне сказане слово, тому є довшими й детальнішими, ніж meeting minutes.

Використання Bubbles Notetaker для обох форматів

Bubbles Notetaker — це універсальний інструмент, який підходить і для meeting minutes, і для meeting notes. Автоматично приєднуючись, записуючи й транскрибуючи віртуальні зустрічі, Bubbles гарантує, що жодна деталь не загубиться.

Вище я навів два скріншоти. Перший — це ваші meeting minutes, створені в Bubbles. Вони надходять у follow-up email і являють собою вичерпний підсумок, включно із завданнями та ключовими пунктами. Другий — це ваша повна transcript через Bubbles. Як бачите, transcript відображається поряд із відеозаписом зустрічі. Що б ви не хотіли досягти під час нотування, це цінний інструмент для будь-якого типу документування зустрічей.

Висновок

Тепер ви маєте розуміти різницю між meeting minutes і meeting notes, а це критично важливо для якісної документації зустрічей. Сподіваємося, що після цієї статті ви станете майстром мистецтва створення meeting minutes і meeting notes, особливо якщо відтепер користуватиметеся Bubbles!