Коли ви працюєте віддалено або в гібридному форматі, прохання про зустріч зі своїм керівником може здаватися напрочуд формальним. Але насправді керівники постійно очікують подібних запитів. Незалежно від того, чи хочете ви обговорити проєкт, отримати відгук або уточнити пріоритети, уміння професійно запланувати цю зустріч один на один є необхідним.

У цьому гайді ми розглянемо:

• Коли доречно просити про зустріч
• Як сформулювати своє повідомлення
• Що робити, якщо ваш керівник не відповідає
• І зразки електронних листів, які ви можете скопіювати й адаптувати

Почнімо.

Коли найкраще просити про зустріч?

Час має значення. Не варто надсилати запит на зустріч посеред «пожежі» на роботі. Ось кілька найкращих практик:

Ідеальний час:

• Середина ранку або середина дня посеред тижня (з вівторка по четвер)
• Уникайте ранку понеділка та післяобіднього часу в п’ятницю
• Повідомляйте щонайменше за 2–3 дні, якщо тільки це не терміново

Спостерігайте за їхнім ритмом:

Звертайте увагу на розклад свого керівника. Чи має він/вона регулярні щотижневі зустрічі? Чи завжди зайнятий(-а) одразу після обіду? Обирайте проміжок, у який керівник найімовірніше буде відкритий до розмови.

Будьте відкритими:

Не створюйте зайвої таємничості. Розпливчасте запитання на кшталт "Можемо поговорити?" може викликати зайве занепокоєння. Формулюйте свій запит чітко.

Як написати запит на зустріч: поради та структура

Попросити про зустріч — це не лише сам факт прохання, а й як ви це робите.

Що варто включити:

1. Лаконічна тема листа (якщо пишете електронною поштою)
2. Ввічливе вітання
3. Пряму мету: навіщо вам ця зустріч
4. Пропозицію часу: запропонуйте кілька варіантів
5. Платформу: Zoom, особиста зустріч чи інший інструмент?
6. Ввічливе завершення й подяка

Приклади формулювань:

• "Чи можемо ми знайти 20–30 хвилин цього тижня, щоб узгодити цілі на наступний квартал?"
• "Я хотів(-ла) б обговорити й отримати ваш відгук щодо [проєкту/теми]. Дайте, будь ласка, знати, коли вам зручно."

Зразки листів: як попросити про зустріч зі своїм керівником

Ось три готові шаблони, які ви можете адаптувати залежно від ваших стосунків і запиту.

1. Формальний запит на зустріч один на один (оцінка результатів роботи або розмова про кар’єру)

Тема: Запит на зустріч один на один

Шановний(а) [ім’я керівника],

Сподіваюся, у вас усе добре. Я хотів(-ла) би попросити коротку зустріч, щоб обговорити мої поточні результати роботи та можливі шляхи подальшого зростання. Гадаю, було б корисно зустрітися й отримати від вас відгук.

Чи могли б ви виділити 30 хвилин для розмови в один із таких часів: [укажіть варіанти дати й часу]? Я також із задоволенням підлаштуюся під ваш графік.

Дякую за ваш час і з нетерпінням чекаю на вашу відповідь.

З повагою,
[Ваше ім’я]

2. Неформальний чек-ін (оновлення щодо проєкту)

Тема: Короткий чек-ін щодо прогресу по [назва проєкту]

Привіт, [ім’я керівника],

Хотів(-ла) уточнити, чи могли б ми цього тижня вийти на короткий дзвінок, щоб переглянути поточний стан справ щодо [назва проєкту]. Я хочу переконатися, що ми на одній хвилі перед наступною віхою.

Я вільний(на) [варіант 1], [варіант 2] або [варіант 3] — дайте знати, якщо якийсь із них вам підходить.

Дайте знати! Дуже дякую.

З найкращими побажаннями,
[Ваше ім’я]

3. Нагадування, якщо немає відповіді

Тема: Нагадування: запит на зустріч щодо [теми]

Шановний(а) [ім’я керівника],

Нагадую про своє попереднє повідомлення щодо узгодження часу для розмови про [тему]. Розумію, що у вас може бути дуже насичений графік, тож хочу дізнатися, чи знайшовся б зручний час для зустрічі цього чи наступного тижня.

Я вдячний(на) за ваш час і з нетерпінням чекаю на вашу відповідь.

З повагою,
[Ваше ім’я]

Що робити, якщо ваш керівник не відповідає?

Мовчання не завжди означає відмову. Ось що можна зробити:

1. Зачекайте 48–72 години, особливо якщо питання не термінове.
2. Надішліть ввічливе нагадування —у нашому гайді про електронні листи-нагадування після зустрічі є готові формулювання. ​
3. Спробуйте інший канал — наприклад, Slack або Teams.
4. Згадайте про це mimochodom наприкінці іншої зустрічі.

Порада: інколи надсилання календарного запрошення з робочою назвою на кшталт "Швидкий синк щодо проєкту X" може спонукати до швидшої відповіді.

Максимально використовуйте зустрічі з Bubbles

Коли зустріч заплановано, справжня магія відбувається під час самої розмови. Саме тут у гру вступає Bubbles.

Навіщо використовувати Bubbles?

Bubbles змінює формат ваших зустрічей один на один, оскільки:

• Автоматичне підключення й запис – якщо ви хочете налаштувати зустріч у Zoom або запустити Teams, Bubbles під’єднується автоматично. ​
• Запис і підсумок: немає потреби вести нотатки. Bubbles створює транскрипти, підсумки та список дій на основі штучного інтелекту.
• Централізація результатів зустрічей: ви можете переглядати попередні зустрічі, шукати по транскриптах і впорядковувати все у своєму робочому просторі.

Це означає, що ви можете повністю зосередитися на розмові, не намагаючись запам’ятати все, що було сказано.