Тренд на работу из дома повсюду, и, нравится вам это или нет, существует множество отчётов, в которых утверждается, что «цифровая интенсивность» рабочего дня сотрудников значительно возросла. Это очевидно и идёт рука об руку с ростом использования технологий. Менее очевидно то, что работа из дома может усложнить выполнение некоторых задач. Интенсивность не обязательно означает сложность, и во многих задачах (например, при транскрибации протоколов встреч) люди делают всё гораздо труднее, чем это нужно.

Вам действительно повезло, если вам никогда не приходилось сидеть на часовой операционной встрече только ради того, чтобы записывать протокол. Это не только безумно скучно, но и является устаревшим способом проведения встреч. С помощью этого руководства мы покажем, как с помощью точной транскрибации сделать так, чтобы ни вам, ни вашим коллегам больше никогда не приходилось этим заниматься.

Преимущества транскрибации протоколов встреч

Точные протоколы встреч необходимы, чтобы зафиксировать ключевые моменты, задачи и принятые решения. Кроме того, вы сэкономите время всей команды, держа протоколы встреч в порядке, особенно на этапе подведения итогов встречи. Так же вы предотвратите или сократите путаницу вокруг того, что обсуждалось на встречах, благодаря ясности записей. Это относится и к самой встрече, когда все смогут полностью сосредоточиться на разговоре, и к периоду после неё.

Однако ручная транскрибация всего, что говорится и решается на встречах, может занимать много времени и быть подверженной ошибкам. Учитывая это, мы хотим показать вам более современный подход, который поможет упростить этот процесс и за считанные минуты превратит вас в мастера протоколов встреч. Всё просто и оформлено в виде руководства из 4 этапов. Погнали.

Как транскрибировать протоколы встреч

Шаг 1. Выберите предпочитаемое программное обеспечение

Независимо от того, используете ли вы Zoom, Teams или Webex, вы в надёжных руках. Мы объединим выбранную вами платформу для онлайн‑встреч с программой для записи и транскрибации встреч. Для записи и транскрибации мы выбираем Bubbles, так как он совместим со всеми основными программами для проведения встреч и предлагает очень точные услуги транскрибации даже в бесплатном тарифе.

Чтобы начать, перейдите на Bubbles и создайте аккаунт. Так вы получите доступ к передовым возможностям по транскрибации встреч и ведению заметок. С Bubbles вы можете начать бесплатно и протестировать функцию транскрибации встреч без каких‑либо обязательств, поэтому я рекомендую стартовать именно так.

При регистрации вам нужно создать своё рабочее пространство Bubbles. Это шаг персонализации, на котором вы выбираете название области, где будут храниться транскрипции ваших протоколов встреч. Также нужно подключить календарь, чтобы Bubbles мог синхронизироваться с предстоящими встречами и автоматически присоединяться к ним и транскрибировать их для вас. Во время регистрации это выглядит так:

Шаг 2. Запланируйте встречу как обычно

Если вы ещё этого не сделали, запланируйте свою следующую встречу. Bubbles будет подключён к календарю, поэтому на этом этапе вам больше ничего не нужно делать, чтобы протоколы вашей встречи транскрибировались автоматически.

В качестве примера мы покажем, как Bubbles работает при транскрибации протоколов встречи в Zoom. Однако процесс одинаков независимо от того, какое программное обеспечение для онлайн‑встреч вы предпочитаете. Если вы поначалу не хотите подключать календарь, вы также можете вставить ссылку на встречу в раздел Bubbles Notetaker (выделен красным ниже), и Bubbles присоединится только к этой конкретной встрече.

Шаг 3. Начните встречу

Запустите встречу в Zoom, Google Meet, Microsoft Teams или любой другой используемой вами платформе. Снова же, ниже мы покажем, как это выглядит в Zoom. Как только встреча начнётся, Bubbles автоматически присоединится, начнёт запись и транскрибацию всей встречи, моментально превращая её в понятный протокол, который вы получите после встречи в виде письма с итогами.

Как вы видите справа на этом экране, Bubbles также появится в чате с сообщением, в котором объяснит каждому участнику, кто он и зачем присоединился. К сведению: у Bubbles есть платный тариф, в котором вы можете всё это отключить, сохранив те же возможности по ведению заметок.

Шаг 4. Получите доступ к транскрибированным протоколам встреч

Когда встреча подойдёт к концу, Bubbles выполнит всё необходимое, что касается протоколов. В течение нескольких минут вы получите электронное письмо со ссылкой на «bubble» с записью, а также автоматически определёнными задачами и кратким обзором того, что обсуждалось и было решено. Часто этого уже достаточно в качестве «протокола встречи», и выглядит это так:

Если вы хотите расширенную версию с более подробным резюме и полной транскрипцией встречи, сделайте следующее:

Перейдите в свой «bubble», где вы найдёте полную запись и полную транскрипцию. Далее вы можете использовать транскрипцию и протоколы как угодно: просматривать встречу, редактировать её и делиться материалами с коллегами, чтобы создать цикл обратной связи.

Вот как будет выглядеть автоматическая транскрибация протоколов встречи, если вы будете следовать нашему пошаговому руководству:

Здесь вы можете продолжить общение внутри «bubble», как видно выше на вкладке «Conversation» («Беседа»). Обсуждения после встречи в Bubbles могут вестись в виде текста или видео‑/скринкаст‑записей, которые предоставляются бесплатно и могут быть отправлены в ответ на запись или транскрипцию встречи.

Либо скачайте транскрипцию протокола встречи как документ и разошлите его по электронной почте или через предпочитаемый инструмент для совместной работы.