Сколько раз вы слышали, как кто‑то между делом и без особого намерения спрашивает: "может, пересечёмся и сверим позиции?" Лично я слышу это постоянно. Однако относиться несерьёзно к возможности по‑настоящему сверить позиции с коллегой было бы опрометчиво. Сейчас расскажу, почему это важно и как правильно проводить такие встречи.

Итак, почему? Во‑первых, встреча для сверки позиций — это мощный инструмент для поддержания непрерывной коммуникации между членами команды, сотрудниками и руководителями. Такие встречи представляют собой краткие неформальные чек‑ины — и именно поэтому они могут быть настолько эффективными. Часто мы бываем более креативны и открыты к обмену идеями, когда обстановка немного более расслабленная.

Поэтому, хотя такие встречи и создаются для того, чтобы все участники были на одной волне, проекты продвигались вперёд, а любые проблемы или препятствия оперативно устранялись, они также могут раскрывать серьёзный творческий потенциал и приводить к действительно полезным разговорам. С учётом этого давайте разберёмся, что именно представляет собой встреча для сверки позиций, какова её цель и как проводить такую встречу максимально продуктивно, используя наши умные советы, приёмы и шаблон протокола встречи.

Что такое встреча для сверки позиций?

Как уже кратко упоминалось, встреча для сверки позиций — это неформальная встреча тет‑а‑тет, обычно между руководителем и сотрудником или между членами команды, чтобы проверить прогресс, обсудить препятствия и дать рекомендации. Такие встречи не предназначены для формальных оценок, а скорее являются быстрыми чек‑инами, чтобы убедиться, что всё идёт по плану. Встречи для сверки позиций могут проходить еженедельно, раз в две недели или по мере необходимости и помогают развивать открытую коммуникацию и сотрудничество. Их применение этим не ограничивается: такие беседы также могут выполнять роль встречи‑резюме, когда два коллеги держат друг друга в курсе того, чем они занимаются в данный момент.

Ключевые особенности встречи для сверки позиций:

• Краткая и неформальная: обычно длится 15–30 минут и фокусируется на ключевых обновлениях.
• Формат тет‑а‑тет или небольшой группы: обычно проводится между руководителями и сотрудниками или между членами команды.
• Гибкая повестка: хотя обычно есть общая цель, встречи для сверки позиций не следуют жёсткой повестке встречи. Строгость и неформальность редко сочетаются, и уж точно не сочетаются, когда речь идёт о встречах для сверки позиций.

Какова цель встречи для сверки позиций?

Главная цель встречи для сверки позиций — обеспечить, чтобы коммуникация между всеми вовлечёнными сторонами была открытой, частой и прозрачной. Такие встречи дают возможность обсудить прогресс, прояснить приоритеты и решить любые возникающие сложности. Поскольку формат сверки позиций предполагает одновременно неформальный и при этом важный разговор, перед тем как углубиться в детали целей такой встречи, мы хотим дать один быстрый совет, который поможет сделать ваши встречи именно такими.

Совет: использование технологий для встреч для сверки позиций

Правильно подобранная технология помогает встречам для сверки позиций оставаться неформальными, но при этом подчёркивает их значимость. Здесь мы говорим о технологиях для виртуальных встреч, учитывая их популярность в условиях всё более распределённой рабочей среды.

В частности, об использовании AI‑инструмента для ведения заметок на вашей встрече для сверки позиций, чтобы записывать, транскрибировать и резюмировать обсуждение и хранить его как запись для дальнейших разговоров между участниками. Наша рекомендация — Bubbles Notetaker.

Зачем использовать Bubbles Notetaker на встречах для сверки позиций?

Bubbles — это продвинутый AI‑инструмент для ведения заметок, которого вы можете пригласить присоединиться к вашей встрече для сверки позиций через удобное расширение Bubbles для Chrome/Edge (посмотрите отзывы!). После этого Bubbles присоединяется к встрече, записывает, транскрибирует и создаёт протокол встречи. Вот как он может улучшить ваши встречи для сверки позиций:

• Точная транскрибация: Bubbles записывает встречу в реальном времени и формирует точную транскрипцию, позволяя вам сосредоточиться на разговоре, а не на ведении заметок.
• Action items: после встречи Bubbles отправляет каждому участнику письмо с персонализированными action items и резюме обсуждения.
• Протокол встречи: вместо того чтобы оформлять протокол вручную, Bubbles автоматически создаёт детализированный протокол с временными метками, помогая всем оставаться на одной волне.
• Совместная работа команды: запись встречи, транскрипт, протокол и action items легко доступны в вашем разделе Notetaker и могут быть поделены с членами команды, которые смогут просматривать и комментировать материалы, обеспечивая ответственность и постоянный прогресс.

Использование такого инструмента, как Bubbles, значительно повышает качество встреч для сверки позиций, позволяя сосредоточиться на обсуждении, экономить время и ничего не упустить.

И ещё одно короткое замечание: если вы хотите, чтобы Bubbles автоматически присоединялся к встречам, это возможно! Просто зайдите в приложение Bubbles и подключите свой рабочий календарь.

Возвращаясь к теме — вот несколько ключевых целей встречи для сверки позиций, о которых стоит помнить:

1. Отслеживание прогресса: руководители могут проверять статус текущих проектов и быть в курсе сроков и целей, убеждаясь, что они выполняются и движутся по плану.
2. Оказание поддержки: сотрудники могут озвучить любые опасения или препятствия, с которыми сталкиваются, а руководители — дать рекомендации или убрать барьеры.
3. Выстраивание доверительных отношений: регулярные чек‑ины помогают выстраивать взаимопонимание между руководителями и членами команды. Они существенно способствуют созданию более прочных рабочих отношений и повышению вовлечённости сотрудников.
4. Согласование приоритетов: крайне важно держать всех в синхронизации. На таких встречах руководители и сотрудники могут убедиться, что они согласованы по целям, задачам и приоритетам, избегая напрасных усилий.

О чём говорить на встрече для сверки позиций со своим руководителем?

Итак, с целями мы разобрались, но как на практике их достичь? Чтобы охватить все необходимые аспекты, воспринимайте встречу для сверки позиций с вашим руководителем как возможность обсудить как тактические, так и стратегические стороны вашей работы.

Это похоже на обычную встречу тет‑а‑тет, но с чуть большим акцентом на то, чтобы вы и команда лучше сотрудничали. Вот несколько ключевых тем, которые стоит обсудить:

• Обновления по проектам: расскажите о текущих задачах, достижениях и сложностях.
• Препятствия: поделитесь любыми барьерами, которые мешают вам достигать целей или укладываться в сроки, и попросите совета, как двигаться дальше.
• Приоритеты: попросите ясности в отношении ваших текущих приоритетов, особенно если несколько задач или проектов требуют внимания и тянут вас в разные стороны. Постарайтесь понять, что именно требует вашего безраздельного внимания.
• Обратная связь: воспользуйтесь возможностью запросить обратную связь по своим результатам или дать конструктивную обратную связь относительно командного взаимодействия или процессов. Это может быть особенно полезно в новой команде или если в ней появился новый участник.
• Планы на будущее: обязательно обсуждайте в рамках этой беседы предстоящие цели, сроки и возможности для личного развития.

Как оформлять протокол встречи для сверки позиций

Корректное ведение протокола встречи во время встречи для сверки позиций важно, чтобы фиксировать обсуждения, решения и action items. Как мы уже знаем, если вы используете Bubbles, этот процесс автоматизируется и позволяет полностью сосредоточиться на разговоре и отношениях «руководитель–сотрудник».

Если по какой‑то причине вы по‑прежнему предпочитаете ручной подход, вот как можно составлять эффективный протокол встречи для сверки позиций:

• Фиксируйте ключевые моменты: кратко резюмируйте основные темы обсуждения — такие как прогресс по проектам, препятствия и предстоящие приоритеты.
• Записывайте action items: чётко перечисляйте задачи, которые нужно выполнить, кто за каждую отвечает и какие ожидаются сроки.
• Делайте последующее сопровождение: после встречи разошлите письмо с протоколом, чтобы он оказался у всех участников. Снова отметим, что с таким инструментом, как Bubbles, последующее письмо отправляется автоматически и включает резюме, персональные action items, ссылки на полную запись и транскрипт и многое другое.