Что такое рабочие заметки встречи?

Рабочие заметки встречи — это более неформальный и менее структурированный документ. Ваши рабочие заметки служат исключительно личной или командной записью обсуждения, фокусируясь на ключевых моментах, идеях и поручениях, но в более черновом виде. Рабочие заметки обычно используются для внутренних целей и могут не следовать строгому формату. Формат должен соответствовать вашим личным предпочтениям — любому стилю, который помогает вам проводить встречи продуктивнее.

Как вести рабочие заметки встречи

Ведение рабочих заметок — более гибкий процесс по сравнению с протоколом. Тем не менее вот несколько наших рекомендованных ориентиров:

1. Подготовьтесь заранее:
   • Ознакомьтесь с повесткой встречи и выделите ключевые области внимания. Например, для встречи с руководителем ваша повестка 1 на 1 может подсказать вам сосредоточиться на подготовке месячных данных.
   • Используйте шаблон рабочих заметок встречи, если он есть, или набросайте простой вариант сами. Это однозначно поможет вам быть более продуктивным и организованным, даже если вы планируете всего лишь накидать пару заметок.
2. Во время встречи:
   • Держите свой AI note taker под рукой. Снова: если вы используете его, можете игнорировать следующие 4 пункта, так как это ПО зафиксирует все важные детали за вас. Лично я пользуюсь Bubbles, и это действительно изменило правила игры. Я могу сосредоточиться на сути обсуждения, ни разу не взяв в руки ручку.
   • В любом случае, вот что важно, если вы планируете делать это вручную:
   • Фиксируйте ключевые пункты и обсуждаемые идеи.
   • Отмечайте все поручения, решения и сроки.
   • Используйте маркированные списки или сокращения для быстрого ведения заметок.
   • Сосредоточьтесь на том, что важно лично для вас или вашей команды.
3. После встречи:
   • Приведите заметки в порядок и выделите важную информацию.
   • Поделитесь заметками с соответствующими членами команды.
   • Используйте заметки, чтобы отслеживать выполнение поручений и последующие шаги.

Разные типы рабочих заметок встречи

Я уже упоминал несколько разных способов, которыми люди предпочитают вести рабочие заметки встречи. В целом существует несколько типов рабочих заметок, в зависимости от контекста и цели:

• Заметки для мозгового штурма: фиксируют идеи и творческие мысли во время сессий мозгового штурма.
• Заметки по проектным встречам: фокусируются на обсуждениях, обновлениях и поручениях по конкретному проекту.
• Заметки один на один: фиксируют ключевые моменты индивидуальных встреч с членами команды, заинтересованными сторонами или вашим руководителем.

Разница между протоколом встречи и рабочими заметками

Формальность

• Протокол встречи: формальный и структурированный документ, который часто требуется или широко используется как официальный отчёт.
• Рабочие заметки встречи: неформальные и гибкие, используются как личная или командная справка.

Содержание

• Протокол встречи: включает подробную запись обсуждений, решений и поручений.
• Рабочие заметки встречи: фокусируются на ключевых моментах, идеях и информации, важной для вас или члена команды.

Цель

• Протокол встречи: служит официальной записью для подотчётности и последующей ссылки. Это тот раздел, где вы фиксируете именно то, что было сказано.
• Рабочие заметки встречи: помогают в личной или командной организации и последующем сопровождении.

В чём разница между протоколом встречи и полной расшифровкой?

Протокол встречи

• Резюме содержания: протокол даёт краткое резюме встречи, фиксируя ключевые пункты и решения.
• Структурированный формат: следует определённому формату, включая дату, время, участников и пункты повестки.

Полная расшифровка

• Дословная запись: полная расшифровка — это поминутная, слово в слово запись всей встречи.
• Подробный и объёмный формат: включает каждое произнесённое слово, поэтому получается длиннее и детальнее, чем протокол.

Использование Bubbles Notetaker для обоих вариантов

Bubbles Notetaker — это универсальный инструмент, который подходит и для протоколов встреч, и для рабочих заметок. Автоматически подключаясь к виртуальным встречам, записывая и расшифровывая их, Bubbles гарантирует, что ни одна деталь не будет упущена.

Выше я показал два скриншота. Первый — это ваш протокол встречи, созданный с помощью Bubbles. Он приходит в виде письма с итогами встречи и представляет собой подробное резюме с поручениями и ключевыми моментами. Второй — это ваша полная расшифровка встречи через Bubbles. Как видите, расшифровка отображается рядом с видеозаписью встречи. Что бы вы ни хотели получить от ведения заметок, этот инструмент полезен для любой формы документирования встреч.

Заключение

Теперь вы понимаете разницу между протоколом встречи и рабочими заметками — это критично для качественного документирования встреч. Мы надеемся, что после прочтения этой статьи вы станете мастером ведения протоколов и рабочих заметок встречи, особенно если дальше будете использовать Bubbles!