Lorsque vous travaillez à distance ou dans un modèle hybride, savoir comment demander un rendez-vous à votre supérieur hiérarchique peut sembler étonnamment formel. Mais en réalité, les supérieurs hiérarchiques s’attendent à recevoir ce type de demandes en permanence. Que vous souhaitiez parler d’un projet, obtenir un retour ou clarifier les priorités, savoir planifier professionnellement cet entretien individuel est essentiel.

Dans ce guide, nous allons passer en revue :

• Quand demander un rendez-vous
• Comment rédiger votre message
• Que faire si votre supérieur hiérarchique ne répond pas
• Et des exemples d’e‑mails que vous pouvez copier et adapter

Passons aux choses sérieuses.

Quel est le bon moment pour demander un rendez-vous ?

Le moment compte. Évitez de demander un rendez-vous en pleine situation de crise. Voici quelques bonnes pratiques :

Moments idéaux :

• En milieu de matinée ou d’après‑midi, au milieu de la semaine (du mardi au jeudi)
• Évitez le lundi matin et le vendredi après‑midi
• Prévenez au moins 2 à 3 jours à l’avance, sauf en cas d’urgence

Observez son rythme :

Observez l’agenda de votre supérieur hiérarchique. A‑t‑il des réunions hebdomadaires récurrentes ? Est‑il toujours pris juste après le déjeuner ? Choisissez un créneau où il ou elle sera probablement réceptif(ve).

Soyez transparent :

N’entretenez pas de mystère inutile. Un vague « On peut parler ? » peut générer une anxiété inutile. Soyez clair dans votre demande.

Comment rédiger une demande de rendez-vous : conseils et structure

Demander un rendez-vous ne consiste pas seulement à le demander, mais aussi à la manière dont vous le faites.

Ce qu’il faut inclure :

1. Un objet concis (si vous envoyez un e‑mail)
2. Formule d’appel polie
3. Un objectif explicite : pourquoi vous souhaitez ce rendez-vous
4. Une proposition de créneaux : proposez plusieurs options
5. Le canal : Zoom, en présentiel ou un autre outil ?
6. Formule de clôture polie et remerciement

Exemples de formulations :

• "Serait‑il possible de trouver 20 à 30 minutes cette semaine pour nous aligner sur les objectifs du prochain trimestre ?"
• "J’aimerais faire un point et obtenir votre retour sur [projet/sujet]. Dites‑moi ce qui vous conviendrait."

Exemples d’e‑mails : comment demander un rendez-vous à votre supérieur hiérarchique

Voici trois modèles prêts à l’emploi que vous pouvez adapter en fonction de votre relation et de votre demande.

1. Demande formelle d’entretien individuel (entretien d’évaluation ou échange sur la carrière)

Objet : Demande de rendez-vous pour un entretien individuel

Madame, Monsieur [Nom du supérieur hiérarchique],

J’espère que vous allez bien. Je souhaiterais vous demander un bref rendez-vous pour parler de mes performances actuelles et de mes perspectives d’évolution. Je pense qu’il serait utile de faire un point et d’obtenir votre retour.

Seriez‑vous disponible pour un échange de 30 minutes le [insérez des options de date et d’heure] ? Je suis également prêt(e) à m’adapter à vos disponibilités.

Merci pour votre temps et j’ai hâte de vous lire.

Cordialement,
[Votre nom]

2. Point informel (mise à jour de projet)

Objet : Petit point rapide sur l’avancement de [nom du projet]

Bonjour [Nom du supérieur hiérarchique],

Je voulais simplement savoir si nous pouvions avoir un court appel cette semaine pour faire le point sur l’avancement de [nom du projet]. Je souhaite m’assurer que nous sommes alignés avant la prochaine étape clé.

Je suis disponible [option 1], [option 2] ou [option 3] si l’un de ces créneaux vous convient.

Tenez‑moi au courant ! Merci beaucoup.

Bien à vous,
[Votre nom]

3. Relance en l’absence de réponse

Objet : Relance : demande de rendez-vous au sujet de [thème]

Madame, Monsieur [Nom du supérieur hiérarchique],

Je me permets de revenir vers vous à propos de mon précédent message concernant la planification d’un moment pour échanger au sujet de [thème]. Je comprends que votre emploi du temps puisse être chargé ; je souhaitais donc savoir s’il y aurait un créneau qui vous conviendrait pour que nous nous rencontrions cette semaine ou la suivante.

Je vous remercie pour le temps que vous m’accordez et j’attends votre retour avec impatience.

Cordialement,
[Votre nom]

Que faire si votre supérieur hiérarchique ne répond pas ?

Le silence ne signifie pas un refus. Voici ce que vous pouvez faire :

1. Attendez 48 à 72 heures, surtout si ce n’est pas urgent.
2. Envoyez un rappel poli — notre guide sur les e‑mails de relance après une réunion vous propose des formulations possibles. ​
3. Essayez un autre canal – par exemple Slack ou Teams.
4. Évoquez‑le de manière informelle à la fin d’une autre réunion.

Conseil : envoyer parfois une invitation calendrier avec un titre provisoire comme « Quick Sync on Project X » peut déclencher une réponse plus rapide.

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Cela vous permet d’être pleinement présent(e) en réunion, sans avoir à vous démener pour mémoriser ce qui a été dit.