Demander une réunion par e‑mail peut sembler délicata0: vous voulez être poli tout en restant clair, convaincant tout en étant concis. Et vous voulez que votre destinataire ouvre réellement votre message et y réponde. Dans cet article, nous allons passer en revue les étapes pour rédiger un e‑mail qui attire l’attention, obtient le «a0ouia0» et rend la planification de la réunion simple pour tout le monde.

Pourquoi l’e‑mail reste le premier choix pour demander une réunion

Dans un monde de messageries instantanées et de messages privés sur les réseaux sociaux, l’e‑mail reste un pilier de la communication professionnelle. Pourquoia0?

• Formalitéa0: L’e‑mail conserve un certain niveau de formalité adapté aux affaires ou aux sujets personnels importants.
• Traçabilitéa0: Les e‑mails conservent un historique clair de la communication auquel vous pouvez vous référer plus tard.
• Flexibilitéa0: Le destinataire peut répondre quand cela lui convient, ce qui donne souvent lieu à une réponse plus réfléchie.

1. Rédiger un objet clair et accrocheur

L’objet de votre e‑mail peut faire toute la différence sur votre taux d’ouverture. Visez un objet concis et clair sur le contenu de l’e‑mail. Voici quelques idéesa0:

• «a0Demande de réunion rapidea0: [Votre sujet ici]a0»
• «a0Êtes-vous disponible pour une brève discussiona0?a0»
• «a0[Votre nom] x [Son nom]a0: réunion pour discuter de [Sujet clé]a0»

Vous pouvez ajouter une touche de personnalisation. Si vous connaissez bien le destinataire, vous pouvez par exemple mentionner un sujet pertinent dont vous avez parlé la dernière fois. L’essentiel est de lui faire savoir dès le début qu’il s’agit d’une demande de réunion.

2. Commencer par un salut et une brève présentation

Il peut être tentant de passer directement à la planification, mais un salut chaleureux donne le bon ton et rappelle au destinataire qui vous êtesa0– surtout s’il n’est pas souvent en contact avec vous.

**Exemple de saluta0:**

Bonjour [Nom],

J’espère que votre semaine se passe biena0! Je suis [Votre nom], [Votre poste/entreprise], et je souhaitais vous contacter pour planifier une réunion au sujet de [raison de la réunion].


Si c’est la première fois que vous le contactez ou si vous n’êtes pas en contact régulier, ajoutez une phrase pour préciser votre rôle ou votre lien (par ex.a0: «a0Nous nous sommes rencontrés à [Nom de l’événement]a0» ou «a0Je fais partie de l’équipe marketing qui accompagne votre servicea0»).

3. Énoncer clairement l’objectif de la réunion

Personne n’aime une invitation vague. Indiquez au destinataire exactement pourquoi vous souhaitez échanger. Restez direct et concisa0: de longs blocs de texte peuvent décourager les personnes très occupées.

**Exemple d’énoncé d’objectifa0:**

J’aimerais discuter de la manière dont nos équipes peuvent collaborer sur le prochain lancement de produit. Plus précisément, j’aimerais aborder la coordination du calendrier, les ressources partagées et les obstacles potentiels.


En listant les principaux points de discussion, vous définissez des attentes claires et vous vous assurez que le destinataire comprend ce qui est à l’ordre du jour.

4. Proposer des dates et horaires précis

Les professionnels très occupés apprécient que vous évitiez les allers-retours inutiles. Proposez deux ou trois créneaux de réunion possibles pour qu’ils puissent en choisir una0– ou suggérer une alternative. Si votre emploi du temps est plus souple, précisez que vous êtes flexible.

**Exemple de section sur la planificationa0:**

Seriez-vous disponible pour un appel de 30 minutes mardi, mercredi ou jeudi matin prochain (entre 9h00 et 11h00)a0? Si aucun de ces créneaux ne vous convient, n’hésitez pas à proposer un autre horaire qui vous arrange davantage.


5. Mettre en avant les avantages (qu’y gagnent-ilsa0?)

Si la personne à qui vous écrivez jongle avec de multiples responsabilités, montrez-lui pourquoi accepter votre réunion en vaut la peine. Essayez d’expliquer en quoi la réunion pourrait apporter des solutions, des éclairages ou de la valeur à son rôle ou à son projet.

**Exemple de proposition de valeura0:**

Pendant l’appel, je partagerai des informations étayées par des données sur notre audience cible, qui pourront aider à définir notre stratégie commune. Cela pourrait faire gagner du temps et des ressources aux deux équipes sur le long terme.


6. Conclure avec un appel à l’action clair

Terminez en indiquant précisément ce que vous souhaitez qu’ils fassenta0: confirmer un horaire, proposer d’autres dates ou vous contacter autrement si nécessaire.

**Exemple de formule de clôturea0:**

Dans l’attente de votre retour. Si les horaires proposés ne vous conviennent pas, indiquez-moi simplement ce qui vous arrange et nous fixerons un autre créneau. Merci, et je vous suis reconnaissant pour le temps que vous m’accordeza0!

Cordialement,a0 
[Votre nom]a0 
[Votre poste / entreprise]a0 
[Vos coordonnées]


7. Rester poli et relire avant d’envoyer

• Relecturea0: Les fautes de frappe peuvent donner une image peu professionnelle. Relisez votre message une dernière fois.
• Tona0: Restez respectueux et cordial. Même si vous êtes pressé, un ton courtois fait une grande différence.
• Pièces jointesa0: Si vous avez mentionné un ordre du jour, un plan ou des documents pertinents, assurez-vous de les joindre.

Modèles d’e‑mails types

Vous trouverez ci-dessous deux modèles pratiques pour vous aider à démarrer.

E‑mail formel de demande de réunion

**Objeta0:** Demande de réuniona0: discussion autour de [Projet/Sujet]

Bonjour [Nom],

J’espère que vous allez bien. Je vous écris pour planifier une réunion de 30 minutes afin de discuter de [raison précise]. Je pense que notre échange pourrait nous aider à [atteindre un objectif/résoudre un problème], et j’apprécierais votre point de vue.

Seriez-vous disponible [deux ou trois options de date/heure]a0? Si ces créneaux ne conviennent pas à votre emploi du temps, n’hésitez pas à proposer une autre option.

Dans l’attente de votre réponse.

Cordialement,a0 
[Votre nom]a0 
[Poste / Entreprise]a0 
[Téléphone / E‑mail]


E‑mail informel de prise de nouvelles

**Objeta0:** Petite discussion rapide cette semainea0?

Salut [Nom],

Comment ça vaa0? J’adorerais faire le point et revoir [raison brève, p.a0ex.a0: «a0ces retours d’utilisateursa0»] si tu as un peu de temps.

Je suis disponible [indique deux ou trois jours/créneaux], mais je peux aussi m’adapter à ton emploi du temps si besoin. Dis-moi ce qui te convient le mieux et j’enverrai une invitation de calendrier.

Un grand mercia0!

À bientôt,a0 
[Votre nom]


Tirer parti des outils d’IA pour simplifier votre processus

Savoir comment demander une réunion par e‑mail est essentiel, mais que se passe‑t‑il après que la réunion a été planifiéea0? Vous aurez besoin d’un compte rendu organisé de ce qui a été discutéa0– surtout si vous gérez plusieurs projets, clients ou collaborations. C’est là que Bubbles, un assistant de réunion propulsé par l’IA, vient à votre rescousse.

Pourquoi utiliser Bubblesa0?

Bubbles transforme votre flux de travail autour des réunions ena0:

1. Automatisation de la participation et de l’enregistrement des réunionsa0: Connectez votre calendrier pour que Bubbles puisse rejoindre automatiquement vos réunions en ligne (comme Zoom ou Google Meet) et les enregistrer pour vous, afin que vous ne manquiez jamais aucun détail.
2. Résumés détaillés et listes d’actionsa0: Une fois la réunion terminée, Bubbles fournit des transcriptions instantanées, met en avant les principaux enseignements et suggère des actions à entreprendre à partir de la conversationa0– livrés directement dans votre boîte de réception ou dans l’application Bubbles.
3. Stockage et accès simplifiésa0: Tous les comptes rendus de réunion sont stockés en toute sécurité dans votre espace de travail Bubbles, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de retrouver et de revoir facilement les discussions importantes à tout moment.

En utilisant Bubbles, vous ne faites pas que simplifier la planification, vous rationalisez aussi l’ensemble du processus de réunion. De la demande de réunion au suivi, tout devient plus efficace, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraimenta0: créer de bonnes relations et faire avancer les projets.