Ефективне управління зустрічами — це навичка, яку варто мати напоготові, якщо ви хочете зберегти спільну роботу команди продуктивною й результативною. Зростання кількості віддалених і гібридних форматів роботи, віртуальних зустрічей і все більших вимог до часу кожного вже настільки добре задокументоване, що згадувати про це змушує мене почуватися, ніби я заїжджена платівка. Однак саме тому оптимізація управління зустрічами стала ще більш критичною у 2024 році.

І саме тому ми тут, щоб розібратися, що таке справжнє управління зустрічами, поділитися практичними порадами й запропонувати програмні інструменти, які допоможуть зробити ваші зустрічі ефективнішими. Почнімо.

Що таке управління зустрічами?

Управління зустрічами — це процес організації, планування, проведення й оцінювання зустрічей для максимального підвищення їх ефективності та продуктивності. Воно охоплює все — від визначення чіткої порядку денного, запрошення відповідних учасників і забезпечення дотримання плану зустрічі до фіксації ключових обговорень і подальшого контролю за виконанням доручень. По суті, управління зустрічами має одну мету: забезпечити, щоб кожна зустріч була змістовною, добре організованою й досягала потрібних цілей.

Загалом управління зустрічами має більш операційний характер, ніж модерація зустрічі. Якщо модерація зустрічі передбачає фасилітацію обговорень, заохочення до участі та ухвалення рішень, то управління зустрічами зосереджене на організації логістики й процесів, які роблять зустріч можливою та забезпечують її плавний і успішний перебіг. Водночас ефективне управління зустрічами, звісно, включає й процеси безпосередньо під час зустрічі — складно очікувати успішного обговорення, ігноруючи те, що відбувається в самий момент. Але воно також охоплює багато важливих завдань поза межами переговорної кімнати.

Ключові елементи управління зустрічами:

• Планування часу: пошук і вибір оптимального часу для зустрічей з урахуванням розкладу всіх учасників.
• Підготовка порядку денного: складання чіткого й лаконічного порядку денного, щоб підтримувати продуктивність обговорень і зрозумілість цілей та тем зустрічі.
• Відбір учасників: не змушуйте колег марнувати свій час. Запрошення саме тих членів команди, які можуть зробити внесок в обговорення й процес ухвалення рішень, є критично важливим, якщо ви хочете, щоб час зустрічі був використаний з максимальною віддачею.
• Фасилітація: утримання зустрічі в межах теми та регламенту — із залученням фасилітатора чи без нього.
• Подальший супровід: хороше управління зустрічами ніколи не «кидає м’яч». Поширення протоколу зустрічі, ключових висновків і доручень після завершення — обов’язкова умова для забезпечення відповідальності й прогресу.

Рекомендації щодо програм для управління зустрічами

Перелічені вище обов’язки з управління зустрічами можуть спершу видатися надто обтяжливими, особливо якщо все це лягає на одну людину. Однак існує чимало способів оптимізувати процес управління зустрічами. Один з них — використання спеціального програмного забезпечення, яке супроводжуватиме зустріч від її початку й до завершення, наприклад Bubbles.

Bubbles — один із найпотужніших інструментів для спрощення управління зустрічами: його нотатник на базі ШІ пропонує комплексне рішення для віртуальних зустрічей, автоматизуючи створення нотаток, надаючи транскрипти та розсилаючи учасникам підсумки зустрічі з персоналізованими дорученнями.

Як Bubbles покращує управління зустрічами

Отже, як саме це допомагає вам?

Bubbles спрощує управління зустрічами, автоматично записуючи їх, створюючи транскрипти й надаючи впорядкований підсумок зустрічі. Ось як це працює:

• Запис і транскрибування: Bubbles під’єднується до ваших віртуальних зустрічей (у Zoom, Google Meet або Microsoft Teams) і автоматично записує та транскрибує всю розмову.
• Персоналізовані підсумки: після зустрічі кожен учасник отримує персоналізований лист із подальшими діями, де вказані відповідні доручення й ключові висновки, щоб допомогти визначити наступний крок. Це забезпечує, що всім зрозуміло, про що саме домовилися й що потрібно зробити далі, при цьому інформація лишається персоналізованою для кожного учасника.
• Розподіл доручень: як уже згадувалося, доручення включаються автоматично. Так відбувається тому, що Bubbles автоматично виділяє доручення й призначає їх відповідним учасникам у процесі всієї розмови.
• Підсумок зустрічі та посилання: посилання на зустріч і підсумки в follow‑up листі надсилаються дуже швидко (за лічені хвилини). З Bubbles повернутися до розмови й узгодити дії з командою можна без затримок.

Використання нотатників на базі ШІ, таких як Bubbles, усуває потребу в окремій людині для ведення нотаток під час зустрічей, дозволяє учасникам зосередитися на обговоренні й запобігає втраті важливих деталей.

Це чудовий спосіб використати ШІ для покращення управління зустрічами: команда заощаджує час, отримує більше ясності й підвищує продуктивність.

До того ж Bubbles безкоштовний, тож ви нічого не втрачаєте, якщо вирішите випробувати додаток.

Поради для ефективного управління зустрічами у 2024 році

1. Підготуйте чіткий порядок денний

Перед будь‑якою зустріччю порядок денний має бути чітко визначений і надісланий учасникам — інакше ви ризикуєте поганим стартом. Добре продуманий порядок денний допомагає учасникам підготуватися до зустрічі й точно розуміти, які обговорення на них чекають. Ваш порядок денний повинен окреслювати ключові теми, цілі й будь‑яку фонову інформацію, яка необхідна для змістовної розмови.

Порада: використовуйте шаблони порядку денного, щоб пришвидшити процес і забезпечити послідовність формату для всіх зустрічей. Крім того, у нас є добірка з 7 порядків денних для зустрічей, якими ви можете скористатися вже зараз. У всіх цих шаблонах ви побачите розділи для пунктів обговорення, доручень і розподілу часу на кожну тему — усе це критично важливі елементи якісного порядку денного.

2. Обирайте правильних учасників

Одна з найпоширеніших причин непродуктивних зустрічей — це занадто велика кількість або невдало підібраний склад учасників. Я вже казав, що важливо не витрачати час даремно, і частина цього — переконатися, що на зустріч запрошені тільки необхідні члени команди, безпосередньо залучені до теми або процесу ухвалення рішень. Як то кажуть, у кашу багато кухарів — не запрошуйте непотрібних учасників.

Порада: надсилаючи запрошення, чітко поясніть, чому кожен учасник запрошується й якою буде його роль на зустрічі.

3. Плануйте зустрічі з розумом

Не будьте егоїстами, коли плануєте зустрічі: враховуйте зайнятість учасників і обирайте час, який дозволить досягти максимальної залученості. В міжнародних командах плануйте зустрічі з урахуванням різних часових поясів і намагайтеся уникати зустрічей «спина до спини», що призводять до втоми.

Порада: для міжнародних команд замість того, щоб проводити зайву зустріч, розгляньте можливість надіслати короткий запис екрана або відео з викладенням теми обговорення. Зробіть це безкоштовно за допомогою Bubbles, де ви можете «записати bubble»‑відео й запросити членів команди переглянути його та залишити коментарі.