Якщо ви часто проводите щотижневі зустрічі, щомісячні огляди або щоденні стендапи, налаштування регулярних зустрічей у Zoom може заощадити вам багато часу й гарантувати, що в усіх буде правильне посилання та розклад. У цьому посібнику ми крок за кроком покажемо, як саме створити регулярну зустріч у Zoom, підтримувати її в актуальному стані та інтегрувати з вашими улюбленими календарями. Ми також розповімо, як ви можете ще більше вдосконалити свої регулярні зустрічі в Zoom за допомогою Bubbles — асистента зустрічей на основі ШІ, який спрощує робочий процес.

Що таке регулярна зустріч у Zoom?

Регулярна зустріч у Zoom — це запланована подія, яка повторюється з певним інтервалом: щодня, щотижня, щомісяця або навіть без фіксованого часу. Ви можете створити одне посилання та ідентифікатор зустрічі, які будуть дійсні для всіх сесій у серії. Це означає, що вам не потрібно щоразу надсилати нове запрошення або щоразу створювати нові посилання на зустріч, коли вам потрібно зібрати команду.

Навіщо налаштовувати регулярну зустріч у Zoom?

• Послідовність: ваша команда або клієнти завжди знають, яким посиланням користуватися.
• Економія часу: усуває потребу постійно переплановувати або щоразу створювати нові зустрічі.
• Краща організація: додайте повторювані сесії у свій календар один раз — і розклад залишатиметься актуальним для всіх майбутніх подій.
• Гнучкість: якщо ваша зустріч не має чіткого шаблону, виберіть опцію «Без фіксованого часу», щоб отримати посилання без обмеження в часі.

Покрокова інструкція: як створити регулярну зустріч у Zoom

Розгляньмо детально, як планувати регулярні зустрічі безпосередньо в Zoom. Ці інструкції стосуються насамперед настільного клієнта Zoom, хоча ви можете запланувати зустріч і через вебпортал за дуже схожою процедурою.

1. Відкрийте настільний клієнт Zoom
   • Запустіть Zoom та увійдіть, використовуючи облікові дані свого акаунта.
2. Заплануйте нову зустріч
   • Клацніть вкладку «Головна» (зазвичай це подання за замовчуванням).
   • Виберіть «Запланувати». З’явиться вікно або діалогове вікно для введення параметрів зустрічі.
3. Додайте базові параметри зустрічі
   • Введіть Тему (назву зустрічі) та за бажанням Опис, щоб учасники розуміли, чого очікувати.
   • Укажіть час початку та тривалість.
4. Поставте прапорець «Регулярна зустріч» або виберіть повторення
   • Залежно від версії Zoom, ви можете побачити прапорець «Регулярна зустріч» або розкривний список «Повторення».
   • Якщо бачите «Регулярна зустріч», установіть цей прапорець. Якщо бачите «Повторення», виберіть частоту — щодня, щотижня, щомісяця або «Налаштувати».
5. Налаштуйте параметри повторення
   • Повторюйте кожні X днів / тижнів / місяців — залежно від потреби.
   • Укажіть дату завершення або кількість повторів, якщо хочете, щоб серія автоматично зупинилася.
6. Відкоригуйте додаткові параметри
   • Виберіть потрібний ідентифікатор зустрічі (створити автоматично або використати Особистий ідентифікатор зустрічі, якщо доступно).
   • Налаштуйте параметри безпеки (наприклад, пароль або зал очікування).
   • Увімкніть або вимкніть відео для ведучого та учасників.
7. Збережіть зустріч
   • Клацніть «Зберегти» (або «Запланувати»), щоб підтвердити. Zoom може запропонувати додати подію до зовнішнього календаря (наприклад, Google Calendar або Outlook).

Ось і все! Ви щойно дізналися, як створити регулярну зустріч у Zoom у настільному клієнті.

Прив’язка регулярної зустрічі в Zoom до Google Calendar

Якщо вам потрібні нагадування та зручний огляд розкладу зустрічей, прив’язка регулярної зустрічі в Zoom до Google Calendar кардинально спростить роботу. Якщо ви керуєте кількома повторюваними дзвінками, варто переглянути останні тренди щодо зустрічей, щоб дізнатися, що працює в різних галузях. Ось як це зробити:

1. Виберіть Google Calendar під час планування
   • Після натискання «Запланувати» Zoom зазвичай пропонує додати подію до вашого календаря. Виберіть Google Calendar.
2. Увійдіть у свій акаунт Google
   • Відкриється вікно браузера з пропозицією виконати вхід. Якщо ви вже ввійшли, просто підтвердіть обліковий запис.
3. Надайте Zoom дозволи
   • Дозвольте Zoom отримати доступ до вашого Google Calendar, щоб він міг створювати й керувати подіями від вашого імені.
4. Відкоригуйте повторення в Google Calendar
   • Ви побачите попередній перегляд нової події. У налаштуваннях дати й часу виберіть, як часто вона має повторюватися (щодня, щотижня, щомісяця, налаштовано).
5. Зберегти
   • Клацніть «Зберегти», щоб завершити налаштування. Тепер ваша регулярна сесія відображається і в Zoom, і в Google Calendar.

Налаштування регулярної зустрічі в Zoom в Outlook

Віддаєте перевагу Outlook? Жодних проблем! Ви також можете створити або імпортувати свої регулярні зустрічі в Zoom в Outlook:

1. Заплануйте в Zoom
   • Виконайте ці кроки, але замість Google Calendar виберіть Outlook.
2. Вікно календаря Outlook
   • У настільному застосунку Outlook відкриється нове запрошення на зустріч.
3. Налаштуйте повторення
   • Клацніть кнопку «Повторення» на панелі інструментів Outlook. Налаштуйте щоденні, щотижневі або щомісячні шаблони.
4. Збережіть і надішліть
   • Уточніть параметри зустрічі та натисніть «Надіслати», щоб сповістити учасників і додати посилання на регулярну зустріч у Zoom до Outlook.

Порада від професіоналів: якщо ви користуєтеся вебверсією Outlook, ви можете встановити надбудову Zoom для Outlook і безперервно керувати регулярними сесіями, не залишаючи браузера. Один зі способів підтримувати такі зустрічі «живими» — час від часу використовувати айсбрейкери або неформальні чекіни.

Редагування та оновлення регулярних зустрічей

Потрібно змінити лише одну окрему сесію (наприклад, пропустити тиждень або змінити дату тільки для однієї зустрічі)? Або оновити всю серію?

1. Увійдіть у Zoom
   • Перейдіть на вкладку «Зустрічі» в настільному застосунку або у вебпорталі.
2. Знайдіть свою регулярну зустріч
   • Поруч із регулярною зустріччю ви побачите опцію на кшталт «Показати всі повторення». Клацніть її.
3. Виберіть окрему сесію або всю серію
   • Відредагуйте лише одну дату / час або змініть увесь шаблон повторення.
4. Збережіть зміни
   • Якщо сесія вже невдовзі, Zoom запропонує надіслати оновлення учасникам. Підтвердьте зміни — і все готово.

Як Bubbles робить регулярні зустрічі в Zoom кращими

Уміння створювати регулярну зустріч у Zoom, безумовно, дуже важливе, але запис і відстеження таких регулярних сесій можуть бути не менш критичними. Саме тут у гру вступає Bubbles — асистент зустрічей на основі ШІ, який спрощує процес.

Навіщо використовувати Bubbles?

Bubbles змінює ваш досвід проведення зустрічей у Zoom, пропонуючи таке:

• Автоматичний запис зустрічей
  Під’єднайте свій календар, і Bubbles автоматично приєднається до ваших регулярних зустрічей у Zoom і запише їх. Більше не потрібно згадувати про кнопку «Запис», коли розмова вже почалася.
• Детальні підсумки та завдання
  Після кожної зустрічі ви отримуватимете персоналізовану транскрипцію та резюме, включно з ключовими висновками й завданнями. Bubbles навіть надсилає вам follow‑up-лист, щоб ви завжди залишалися в курсі.
• Просте зберігання та доступ
  Усі ваші записи Zoom зберігаються у вашому робочому просторі Bubbles, акуратно організовані й завжди готові до повторного перегляду.

Незалежно від того, чи проводите ви щоденний стендап, чи щомісячну стратегічну сесію, Bubbles допомагає гарантувати, що цінна інформація з ваших регулярних зустрічей у Zoom ніколи не загубиться.