Эффективное управление встречами — это навык, который вам необходимо иметь в арсенале, если вы хотите, чтобы совместная работа вашей команды оставалась продуктивной и эффективной. Рост числа удалённых и гибридных форм работы, виртуальных встреч и возрастающие требования к чужому времени уже настолько хорошо задокументированы, что при одном упоминании об этом я чувствую себя заезженной пластинкой. Однако именно поэтому оптимизация управления встречами в 2024 году стала ещё более важной.

И именно поэтому мы здесь — чтобы разобраться, что такое эффективное управление встречами, дать практические советы и предложить программные инструменты, которые помогут сделать ваши встречи лучше. Поехали.

Что такое управление встречами?

Управление встречами — это процесс организации, планирования, проведения и оценки встреч для максимальной эффективности и продуктивности. Он включает в себя всё — от составления чёткой повестки, приглашения нужных участников и контроля хода встречи до фиксации ключевых обсуждений и последующего контроля выполнения задач. По сути, у управления встречами одна цель: сделать так, чтобы каждая встреча была осмысленной, хорошо организованной и достигала всех поставленных целей.

В целом управление встречами носит более операционный характер, чем проведение встречи. В то время как проведение встречи включает в себя модерацию обсуждений, стимулирование участия и принятие решений, управление встречей — это настройка логистики и процессов, которые делают встречу возможной и помогают ей пройти гладко и результативно. Но не поймите меня неправильно: качественное управление встречами также включает процессы во время самой встречи — сложно рассчитывать на успешные обсуждения, игнорируя ход встречи при её организации, — однако оно охватывает и другие задачи и играет значительную роль и за пределами переговорной.

Ключевые элементы управления встречами:

• Планирование и тайминг: поиск и выбор оптимального времени для встреч в соответствии с расписанием всех участников.
• Подготовка повестки: составление чёткой и лаконичной повестки, чтобы обсуждения были продуктивными, а цели и темы встречи — понятными.
• Выбор участников: не тратьте зря время коллег. Приглашение именно тех членов команды, которые могут внести вклад в обсуждение и процесс принятия решений, критически важно, если вы хотите грамотно распорядиться временем встречи.
• Фасилитация: удерживать встречу в рамках темы и тайминга — с фасилитатором или без него.
• Фоллоу‑ап: при хорошем управлении встречами мяч не роняют. Рассылка протоколов встречи, ключевых выводов и списка задач после её завершения — обязательное условие для прозрачной ответственности и прогресса.

Рекомендации по программам для управления встречами

Перечисленные выше обязанности по управлению встречами поначалу могут показаться слишком объёмными, особенно если за них отвечает один человек. Тем не менее существует множество способов оптимизировать процесс управления встречами. Один из них — использовать специализированное программное обеспечение, которое сопровождает встречу от её начала до завершения, например Bubbles.

Bubbles — один из самых мощных инструментов для оптимизации управления встречами: его ИИ‑ассистент для ведения заметок предлагает комплексное решение для виртуальных встреч, автоматизируя процесс конспектирования, предоставляя транскрипты и рассылая участникам краткие итоги встречи с персонализированными задачами.

Как Bubbles улучшает управление встречами

Итак, как именно это может вам помочь?

Bubbles упрощает управление встречами, автоматически записывая их, создавая транскрипты и предоставляя организованный краткий обзор встречи. Вот как это работает:

• Запись и транскрипция: Bubbles подключается к вашим виртуальным встречам (в Zoom, Google Meet или Microsoft Teams) и автоматически записывает и расшифровывает всю дискуссию.
• Персонализированные итоги: после встречи каждый участник получает персонализированное письмо с фоллоу‑апом, где указаны соответствующие задачи и ключевые выводы, помогающие определить правильный следующий шаг. Преимущество в том, что так каждый чётко понимает, что обсуждалось и что нужно сделать дальше, причём информация остаётся релевантной для конкретного участника.
• Рассылка задач: как я уже говорил, задачи включены. Это потому, что Bubbles автоматически выделяет задачи и назначает их соответствующим участникам по ходу обсуждения.
• Краткий обзор встречи и ссылки: ссылки на встречу и краткие итоги в письме с фоллоу‑апом отправляются оперативно (в течение нескольких минут). С Bubbles пересматривать разговор и координироваться с командой можно без задержек.

Использование ИИ‑ассистентов для заметок вроде Bubbles избавляет от необходимости назначать отдельного человека для ведения конспекта, освобождает участников для полноценного участия в обсуждении и не даёт важным деталям потеряться.

Это отличный способ использовать ИИ для улучшения управления встречами: команда экономит время, повышает ясность и увеличивает продуктивность.

Кроме того, Bubbles бесплатен, так что вы ничем не рискуете, если решите опробовать приложение.

Советы по эффективному управлению встречами в 2024 году

1. Подготовьте чёткую повестку

Перед любой встречей повестка должна быть хорошо проработана и заранее отправлена участникам — иначе старт получится неудачным. Хорошая повестка помогает участникам подготовиться к встрече и заранее понимать, какие обсуждения предстоят. Ваша повестка должна отражать ключевые темы, цели и любую фоновую информацию, необходимую для продуктивного разговора.

Совет: используйте шаблоны повестки, чтобы упростить подготовку и обеспечить единый формат для всех встреч. Кроме того, у нас есть список из 7 повесток для встреч, которые вы можете применить прямо сейчас. Во всех них вы увидите разделы для пунктов обсуждения, задач и отведённого времени на каждую тему — всё это обязательные элементы хорошей повестки встречи.

2. Выберите правильных участников

Одна из самых частых причин непродуктивных встреч — когда присутствует слишком много людей или просто не те люди. Я уже говорил, что важно не тратить время попусту, и часть этого — следить, чтобы на встречу приглашались только те члены команды, которые действительно необходимы и напрямую вовлечены в тему или принятие решений. Слишком много поваров портят суп, так что не приглашайте лишних участников.

Совет: рассылая приглашения, чётко укажите, почему каждый участник приглашён и какую роль он будет играть на встрече.

3. Назначайте время встреч с умом

Не будьте эгоистичны при планировании встреч: учитывайте занятость участников и выбирайте время, которое позволит добиться максимального вовлечения. В международных командах планируйте встречи с учётом разных часовых поясов и старайтесь избегать подряд идущих созвонов, которые приводят к выгоранию и усталости.

Совет: для международных команд рассмотрите вариант отправить короткую запись экрана или видео с изложением темы обсуждения вместо лишней встречи. Сделайте это бесплатно с помощью Bubbles, где вы можете «записать bubble»-видео и пригласить участников команды просмотреть его и оставить комментарии.