Créer un lien de réunion Zoom permet de partager, d’inviter et de rejoindre des réunions très facilement, et on peut s’estimer chanceux que ce soit la réalité, vu la fréquence à laquelle nous nous retrouvons sur l’app Zoom, dans une réunion Zoom ou en train d’envoyer une invitation dans cette ère du travail à distance... Ce guide vous expliquera étape par étape comment créer un lien de réunion à l’aide du client Zoom pour ordinateur de bureau, de l’app mobile et du portail web, ainsi que la façon de gérer les paramètres pour une expérience plus fluide et personnalisée.

1. Créer un lien de réunion Zoom sur le client de bureau (Windows/Mac)

On commence par le client Zoom pour ordinateur de bureau. Le client de bureau offre une plateforme riche en fonctionnalités pour planifier et gérer vos réunions, ce qui est idéal (à condition de savoir l’utiliser). Voici comment créer un lien de réunion avec l’app de bureau :

1. Lancez le client Zoom pour ordinateur de bureau :
   • Ouvrez l’app et connectez‑vous à votre compte Zoom.
2. Cliquez sur Planifier :
   • Repérez le bouton « Planifier » sur l’écran d’accueil, généralement à côté de « Nouvelle réunion » et « Rejoindre ».
3. Définissez les détails de la réunion :
   • Sujet de la réunion : donnez un nom qui reflète l’objectif de la réunion. Par exemple, vous pouvez vouloir créer un « stand‑up quotidien » ou une « session de brainstorming ».
   • Date et heure : choisissez la date, l’heure et la durée exactes.
   • Réunion récurrente : sélectionnez cette option si la réunion doit avoir lieu régulièrement. Vous pouvez la configurer pour qu’elle se répète chaque jour, chaque semaine ou à des intervalles personnalisés afin de garder un contrôle total pour vous et votre équipe.
4. Configurez la vidéo, l’audio et la sécurité :
   • Vidéo : voulez‑vous voir et être vu ? Décidez si la vidéo sera activée ou non par défaut pour l’hôte et pour les participants.
   • Audio : sélectionnez « Téléphone et audio de l’ordinateur » ou des paramètres spécifiques adaptés à tous vos besoins audio sur Zoom.
   • Paramètres de sécurité : choisissez d’activer un code secret ou une salle d’attente pour plus de confidentialité et de contrôle sur votre nouvelle réunion Zoom.
5. Options avancées :
   • Coupez le son des participants à leur entrée, activez l’enregistrement de la réunion ou autorisez les participants à rejoindre à tout moment, selon le type de réunion.
6. Enregistrez et copiez le lien de la réunion :
   • Une fois la réunion enregistrée, accédez à l’onglet « Réunions », sélectionnez la réunion planifiée, puis cliquez sur « Copier l’invitation ».
7. Ajouter au calendrier :
   • Une excellente option à maîtriser ! Vous pouvez ajouter la réunion à Google Calendar, Outlook ou Yahoo Calendar en sélectionnant l’intégration de calendrier de votre choix.

À propos justement des intégrations de calendrier, nous avons un conseil pour vous. Pour que vos réunions Zoom soient entièrement enregistrées, transcrites et consignées, vous pouvez intégrer un assistant de prise de notes IA. Notre suggestion : Bubbles Notetaker.

Bubbles rejoint automatiquement vos réunions Zoom, les enregistre, transcrit les conversations et génère des comptes rendus de réunion d’une précision impressionnante. Bubbles fournit même les actions clés à entreprendre et envoie un e‑mail de suivi après la réunion, ce qui signifie que vous et votre équipe/collègues pouvez rester pleinement concentrés pendant vos réunions. Commencez gratuitement avec l’extension Bubbles Chrome/Edge.

2. Planifier un lien de réunion Zoom via le portail web de Zoom

Le portail web de Zoom est accessible depuis n’importe quel navigateur et offre une méthode simple pour créer des liens de réunion sans télécharger de logiciel supplémentaire, parfait pour les utilisateurs plus occasionnels. Voici comment faire :

1. Connectez‑vous à votre compte :
   • Allez sur le site web de Zoom et connectez‑vous.
2. Accédez à « Planifier une réunion » :
   • Dans le menu de navigation supérieur, cliquez sur « Réunions », puis sélectionnez « Planifier une réunion ».
3. Renseignez les informations de la réunion :
   • Sujet et description : même principe ici que dans le client Zoom pour ordinateur de bureau. Indiquez l’objectif et la description de votre réunion pour donner du contexte aux participants.
   • Quand : sélectionnez la date, l’heure et la durée. Petite précision : les réunions Zoom ne se terminent pas automatiquement une fois le temps écoulé, mais cette information reste utile pour la planification.
4. Définissez les préférences de réunion récurrente :
   • Choisissez de répéter les réunions chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, si nécessaire. Les liens de réunions récurrentes restent identiques à chaque occurrence, ce qui facilite la participation régulière et le suivi de chaque réunion.
5. Personnalisez la sécurité de la réunion et les contrôles de l’hôte :
   • Ajoutez un code secret ou activez la fonctionnalité de salle d’attente pour filtrer les participants avant qu’ils ne rejoignent. Mieux vaut éviter les invités indésirables dans vos réunions Zoom !
6. Générez et copiez le lien de la réunion :
   • Une fois les paramètres enregistrés, Zoom affiche un lien de réunion unique. Et voilà ! Copiez ce lien pour le partager par e‑mail ou via le chat.
7. Ajoutez le lien de la réunion à votre calendrier :
   • Utilisez les options d’intégration pour créer un événement dans Google Calendar, Outlook ou Yahoo afin de faciliter l’accès et les rappels.

3. Comment créer un lien de réunion à l’aide de l’app mobile Zoom (iOS/Android)

À vous, les utilisateurs sur téléphone ! Créer un lien de réunion dans votre app mobile est idéal pour planifier vos réunions en déplacement, et je comprends parfaitement pourquoi vous voulez savoir comment faire. Voici la marche à suivre :

1. Ouvrez l’app mobile Zoom :
   • Connectez‑vous à votre compte si ce n’est pas déjà fait.
2. Touchez « Planifier » :
   • Sur l’écran d’accueil, cherchez le bouton « Planifier » en bas de l’écran.
3. Configurez les informations de la réunion :
   • Sujet : c’est le moment de personnaliser. Ajoutez un nom descriptif pour la réunion.
   • Date et heure : choisissez quand la réunion aura lieu et définissez‑la comme récurrente si nécessaire.
   • ID de réunion et options de sécurité : vous avez ici de nombreuses possibilités. Décidez de générer un nouvel ID de réunion ou d’utiliser votre ID de réunion personnelle (PMI), puis ajoutez un code secret si vous le souhaitez.
4. Choisissez les options de vidéo et d’audio :
   • Indiquez si la vidéo de l’hôte et des participants doit être activée ou désactivée lorsqu’ils rejoignent la réunion.
   • Choisissez le type d’audio : « Audio de l’appareil », « Téléphone » ou les deux. C’est un choix personnel, qui peut dépendre de plusieurs facteurs (qualité du micro, etc.).
5. Enregistrez le lien de la réunion :
   • Une fois tout configuré, touchez « Enregistrer » et votre réunion planifiée apparaîtra dans l’onglet « Réunions ».
6. Envoyez les invitations :
   • Touchez votre réunion pour afficher les détails et copier le lien de la réunion afin de le partager par e‑mail, chat ou SMS. Là encore, même sur mobile, vous pouvez l’ajouter au calendrier de votre appareil pour faciliter le suivi et l’organisation — ce que je vous recommande vivement.

4. Liens de réunion Zoom instantanés pour des réunions rapides

Pour vos réunions plus spontanées et ad hoc, vous pouvez générer un lien de réunion Zoom instantané et lancer la discussion en un rien de temps :

1. Démarrez une réunion instantanée :
   • Ouvrez Zoom et cliquez sur « Nouvelle réunion ». La réunion commencera immédiatement.
2. Invitez des participants en temps réel :
   • Ouvrez le panneau Participants, cliquez sur « Inviter » et copiez le lien de la réunion, envoyez‑le par e‑mail ou, si vous êtes sur mobile, par SMS pour cette réunion Zoom.
3. Partager le lien :
   • Pour le rappeler, vous devrez copier le lien depuis les contrôles de la réunion et l’envoyer aux participants par le moyen qui vous convient le mieux.

5. Personnaliser les liens de réunion Zoom pour plus de cohérence

Zoom est un excellent choix, car il vous permet de personnaliser vos liens de réunion pour un usage régulier ou récurrent, ce qui peut vous faciliter la vie à la fois en tant que hôte de réunion Zoom et pour les participants :

• Utilisez votre ID de réunion personnelle (PMI) :
  • Si vous vous réunissez toujours avec le même groupe, utilisez votre PMI pour créer un lien de réunion cohérent.
  • Pour activer cette option, cochez « Utiliser l’ID de réunion personnelle » au moment de la planification.
• Créez une réunion récurrente :
  • Comme mentionné plus haut, pour des réunions régulières, configurez une récurrence afin d’utiliser le même lien à chaque fois.
• Personnalisez le texte de l’invitation :
  • Copiez les détails de l’invitation et personnalisez le texte avec les informations pertinentes avant de le partager avec les participants.

6. Intégrer les liens de réunion Zoom à votre calendrier

Ajouter votre lien de réunion Zoom à un calendrier est extrêmement pratique pour les rappels et la planification — c’est quasiment une évidence. Voici comment transformer votre prochaine réunion Zoom en événement de calendrier :

1. Intégration à Google Calendar :
   • Lors de la planification depuis le client de bureau ou le portail web, choisissez Google Calendar pour créer automatiquement un événement.
2. Calendrier Outlook :
   • Sélectionnez Calendrier Outlook lors de la planification, et la fenêtre de l’événement s’ouvrira avec votre lien Zoom déjà inclus.
3. Calendrier Yahoo :
   • Cette intégration ouvre Yahoo Calendar avec les détails de l’événement préremplis, y compris votre lien de réunion Zoom.

7. Copier et partager votre lien de réunion Zoom

Vous avez créé votre lien de réunion Zoom, et l’étape logique suivante est sans doute de partager ce lien. Vous pouvez partager votre lien de réunion avec les participants via plusieurs canaux :

1. Copier le lien depuis les réunions planifiées :
   • Allez dans « Réunions » sur n’importe quelle plateforme, sélectionnez votre réunion, puis cliquez sur « Copier l’invitation » ou « Copier le lien ».
2. Partager par e‑mail ou via des plateformes de messagerie :
   • Collez le lien dans des e‑mails, des chats ou des services de messagerie comme WhatsApp ou Slack. En parlant de coller le lien de la réunion, vous pouvez aussi le coller dans l’extension Bubbles Chrome/Edge. En procédant ainsi, votre Notetaker rejoindra la réunion instantanément et commencera à enregistrer et à transcrire votre réunion Zoom. Au fait, Bubbles est gratuit, vous devriez donc absolument l’essayer lors de votre prochaine réunion.
3. Envoyer par SMS sur mobile :
   • Si vous êtes sur mobile, envoyez directement le lien de la réunion par SMS pour le partager facilement.