Навіщо вам потрібен протокол зустрічі?

Протоколи зустрічей необхідні з безлічі причин. По‑перше, це офіційний запис того, що обговорювали й вирішили під час командної зустрічі, який слугує постійним джерелом посилань для учасників і, що ще важливіше, для тих, хто не зміг бути присутнім. Це не лише гарантує, що всі члени команди «на одній хвилі», а й робить це з мінімальними зусиллями й максимальною віддачею, майже без ручної роботи під час уточнення рішень і доручень.

По‑друге, протоколи зустрічей необхідні, щоб мати прямий запис узгоджених доручень і наступних кроків, без якого в будь‑якому бізнес‑середовищі важко забезпечити відповідальність. Автоматизувавши ведення нотаток, про що ми поговоримо далі, ви також збережете формальний характер цього запису й усунете будь‑які можливі упередження або фаворитизм після зустрічі. Нам потрібно прагнути до такого формату протоколу, який дає нагадування про відповідальність і дедлайни, але робить це прозоро. Такі дрібні деталі можуть відіграти велику роль у побудові класної, справедливої організації та організаційної культури, яка завдяки ефективній документації та веденню записів робить кожного члена команди підзвітним.

Який формат написання протоколу зустрічі?

У компанії Bubbles ми вважаємо, що структура протоколу зустрічі має бути простою й методичною. Ніхто, принаймні не ми, не хоче продиратися через абзац за абзацом неважливої інформації про зустріч. Нам потрібно швидко перейти до суті й вийти зі списком доручень і чітким розумінням теми обговорення.

Тому до наших ключових елементів входять:

• Дата, час і назва: чітко вкажіть, коли відбулася зустріч і чого вона стосувалася. Якщо ви зустрічаєтеся офлайн, також задокументуйте місце проведення.
• Учасники: перелічіть усіх присутніх, включно з гостями чи спікерами. Це можна зробити й так: додати до імені кожного учасника короткий підсумок або огляд його внеску.
• Пункти порядку денного: детально опишіть кожну тему, яку обговорювали, відповідно до порядку денного зустрічі.
• Рішення: підсумуйте ухвалені рішення й зафіксуйте інші ключові результати обговорень чи дискусій.
• Доручення й дедлайни: перелікуйте призначені завдання з чіткими строками виконання та відповідальними особами.
• Інші обговорення: додайте будь‑які додаткові пункти чи розмови, що відбулися.

Чому ефективні протоколи зустрічей мають значення

Дослідження 2019 року про стан проведення зустрічей показало, що ефективна документація зустрічей безпосередньо корелює зі зростанням продуктивності. Дослідження компанії Doodle виявило, що погано організовані зустрічі призводять до значної втрати часу та інших цінних ресурсів бізнесів по всьому світу. 

Цікаво, що статистика демонструє різні картини на різних континентах і в різних країнах, але є одна спільна тема: погана організація дуже дорого обходиться всім учасникам. Це культурна особливість чи просто занадто багато людей і далі тримаються за статус‑кво традиційних зустрічей?

Особисто я вважаю, що має місце саме друге! Картина надто послідовна: 40% фахівців у Великій Британії, 38% у Німеччині та 34% у США вважають, що погано організовані зустрічі є найбільшою статтею витрат для їхньої організації. «Витрати» тут — нечітка метрика, але, гадаю, можна впевнено сказати, що для організації це означає набагато більше, ніж просто фінансові наслідки. Час — це гроші, тому ефективні шаблони зустрічей і методи ведення нотаток є життєво необхідними.

Щоб трохи глибше зануритися в ці «витрати», давайте розглянемо більш конкретний особистий вплив. Понад чверть (26%) учасників згаданого опитування вважають, що погано організовані зустрічі вплинули на їхні стосунки з клієнтами, а значна частка інших (43%) вважає, що такі зустрічі створюють плутанину в їхньому робочому середовищі та заважають просто займатися своєю роботою (44%).

Той факт, що так багато людей наголошують на негативних наслідках слабкої структури зустрічей для їхньої здатності нормально працювати, однозначно означає, що нам потрібно це виправити, чи не так? Так, і є одна конкретна місія, про яку я хочу зараз розповісти, щоб і ви могли почати проводити свої зустрічі бездоганно.

Який найкращий інструмент для ведення протоколів зустрічей?

Перш ніж конкретизувати, хочу підкреслити, що я користуюся цим інструментом щодня, і для мене він уособлює максимальну ефективність у цій ніші. Мені дуже подобається позитивний вплив, який він справив на моє робоче життя, і я впевнений, що ви зі мною погодитеся. Цей інструмент — Bubbles Notetaker, і перш ніж пояснити, чому він має стати вашим новим основним рішенням для протоколів зустрічей, хочу навести пряму цитату від CEO Bubbles, Тома Медеми:

"Отже, у Bubbles ми отримали величезну користь від Bubbles Notetaker з кількох причин. Я б сказав, що одна з головних — це те, що він дає нам великий душевний спокій. Раніше в нас виникали запитання на кшталт: хто взагалі створюватиме порядок денний? Хто робитиме нотатки? Хто потім стежитиме за тим, щоб усі все довели до кінця тощо. Тепер ми знаємо, що в нас завжди є нотаткер на дзвінку, який подбає про більшу частину цього за нас".

Том далі розгорнув цю думку, і ми ще до цього повернемося, але спершу подивімося, як Bubbles Notetaker може взяти на себе всі ці завдання під час наших зустрічей — і зовсім скоро, під час ваших. Погляньте на це нижче.

Bubbles у дії під час ведення протоколів

Після створення або приєднання до робочого простору Bubbles перейдіть на вкладку "Notetaker", де ви побачите запит підключити свій Google Calendar, якщо ще не зробили цього! Це стане першим дорученням, тож відразу відмітьте його, підключивши свій календар (з майбутніми зустрічами).

Ми це вже переважно розглянули, але знову ж таки: ефективність зустрічі залежить від того, наскільки добре її задокументовано й наскільки якісно виконано подальший супровід. Ми розуміємо, що у бізнес‑світі зустрічі є й, імовірно, завжди будуть постійною частиною роботи, особливо в умовах віддаленої роботи. Ось чому вам варто почати свою наступну зустріч із Bubbles: він ідеально поєднує ці два фактори, підвищуючи продуктивність. Однак Bubbles може зробити лише частину роботи, і я хочу наголосити, що ви все одно маєте добре підготуватися: разом створити всеохопний порядок денний командної зустрічі, закрити всі свої незавершені доручення й відстежувати те, що ще в процесі виконання в усієї команди.

Після підключення ви побачите список своїх майбутніх зустрічей у правій частині екрана. Ще одна перевага того, що вони відображаються прямо тут, — можливість приєднатися до зустрічі безпосередньо з Bubbles. Особисто мені подобається, коли все зібрано в одному місці, а Bubbles дає цю можливість — ефективність понад усе!

Щойно ви приєднаєтеся до зустрічі, Notetaker представиться дружнім повідомленням, повідомивши вам і всім іншим учасникам, що він тут, щоб робити нотатки та створити прямий звіт у вигляді автоматизованого, але водночас елегантного й лаконічного протоколу зустрічі. У цьому повідомленні також буде посилання, за яким будь‑хто може вимкнути Notetaker.

Коли ваша командна зустріч закінчиться, у вкладці Notetaker з’явиться bubble, у якому буде задокументовано обговорення й зафіксовано все, що під час нього відбулося. Як бачите, формат цього фрагмента у вкладці Notetaker починає відповідати порадам, які ми давали раніше!

Останній крок — натиснути на bubble, щоб переглянути повне відео з AI‑резюме й дорученнями. У цьому просторі всередині bubble ви можете відмітити людей, які не змогли приєднатися, забезпечивши для них і всіх учасників подальшу співпрацю. Чудово те, що Bubbles Notetaker у цьому сенсі дає змогу всім зробити повторний огляд, особливо згаданим вище відсутнім колегам. Жоден член команди не відстає, усі залишаються узгодженими щодо цілей, обговорень і наступних кроків — без потреби знову проводити командну зустріч.

Що ще ми отримуємо від нотаткера на базі ШІ?

Як я згадував раніше, Том, CEO й засновник Bubbles, детальніше розповів і поділився своїми ключовими висновками з використання Bubbles Notetaker — і зараз я хочу в це заглибитись. Він говорить із позиції великого досвіду в цій галузі, і його думки є вагомим підтвердженням того, що Bubbles — це майбутнє оптимізації протоколів зустрічей.

Том додав:

"Це дозволяє нам по‑справжньому зосередитися на суті питання, зосередитися на розмові, практикувати активне слухання й не надто перейматися всією адміністративною частиною."

Як користувач, я повністю погоджуюся з тим, що тут сказано. Мені особливо подобається, що це підкреслює: Bubbles тут, щоб зробити за нас чорнову роботу. Ніхто насправді не хоче бути тим учасником, який гарячково щось нашкрябує, намагаючись вести нотатки й водночас гублячи нитку розмови. Це жахливий спосіб розвиватися й бути успішною командою, і, усунувши цю відповідальність, ми позбуваємося й цієї реальності. Натомість ви можете справді заглибитися в розмову й стежити за тим, що відбувається на екрані, думаючи про свій наступний внесок, а не про аркуш паперу.

Що особливо важливо — усе це стосується всієї вашої команди: ви можете запросити колег приєднатися до вашої команди в Bubbles, щоб вони також отримували ці протоколи майже миттєво після зустрічі. На цьому місці я би зазвичай написав розділ про те, що сказати, коли надсилаєш нотатки зустрічі, або як і коли їх надсилати, але з Bubbles у цьому немає жодної потреби!

Адже, автоматизувавши цю роль, ми можемо завжди бути вчасними, надавати повну документацію й ефективні підсумки з дорученнями. Це очевидно заощаджує цінний час, а ще мотивує членів команди витрачати його на інші речі, наприклад надання розгорнутого зворотного зв’язку і, як каже Том, «заглиблення в суть» важливих питань. Ви зможете це робити, тому що матимете протокол під рукою практично миттєво, а заодно й шаблон порядку денного для наступної командної зустрічі вже готовий.

Щоб підкріпити цифрами твердження про те, що ефективне ведення протоколів може різко скоротити час, витрачений на непродуктивні зустрічі, завдяки чіткому фокусу від однієї зустрічі до іншої, звернімося до дослідження. Harvard Business Review стверджує, що завдяки чіткій документації наших обговорень можна досягти зростання ефективності команди на 20%. Я повністю поділяю цю думку й, хоча це важко точно виміряти, знаю, що без шаблону протоколу від Bubbles я проводив би принаймні на 20% більше часу на зустрічах і навколо них.

Підсумовуючи: ефективні протоколи зустрічей — це життєво важливий і вкрай необхідний елемент для бізнес‑продуктивності. Надаючи чіткий, лаконічний і прямий звіт, ми гарантуємо, що всі зустрічі, включно з тими, які постійно ходять по колу, перетворюються на відчутні результати. Менш корисним для продуктивності бізнесу є традиційний шаблон протоколу зустрічі, коли одному з учасників призначають роль людини, що все відстежує. Відмовившись від такого підходу й натомість запровадивши революційну технологію, таку як Bubbles Notetaker, ми можемо одним пострілом влучити в кілька цілей.