Надіслати запит на зустріч електронною поштою може бути непросто: потрібно залишатися ввічливим, але водночас чітким, переконливим, але лаконічним. І водночас ти хочеш, щоб адресат справді відкрив твій лист і відповів на нього. У цій публікації ми крок за кроком розглянемо, як створити електронний лист, який привертає увагу, допомагає отримати «так» і робить процес узгодження часу безболісним для всіх.

Чому електронна пошта досі залишається основним способом надсилання запиту на зустріч

У світі миттєвих месенджерів і приватних повідомлень у соцмережах електронна пошта й надалі залишається основою професійної комунікації. Чому?

• Формальність: електронна пошта зберігає належний рівень формальності, який підходить для робочих чи важливих особистих питань.
• Документація: електронні листи створюють чіткий запис листування, до якого ти можеш звернутися пізніше.
• Гнучкість: одержувач може відповісти тоді, коли йому зручно, що часто дає змогу надіслати більш виважену відповідь.

1. Склади чітку й привабливу тему листа

Тема листа може як підвищити, так і знизити показник відкриттів. Намагайся бути лаконічним і чітко пояснювати, про що цей лист. Ось кілька ідей:

• «Швидкий запит на зустріч: [Тема листа]»
• «Чи маєш час для короткої розмови?»
• «[Твоє ім’я] x [Ім’я одержувача]: зустріч для обговорення [Ключова тема]»

Можеш додати трохи персоналізації. Якщо ти добре знаєш одержувача, згадай щось важливе з вашої попередньої розмови. Головне — одразу дати зрозуміти, що це запит на зустріч.

2. Почни з короткого привітання й представлення

Може виникнути спокуса відразу перейти до узгодження часу, але тепле привітання задає правильний тон і нагадує адресату, хто ти — особливо якщо ви не спілкуєтеся часто.

**Приклад привітання:**

Hi [Name],

I hope your week is going well! I’m [Your Name], [Your Role/Company], and I wanted to reach out about scheduling a meeting to [reason for meeting].


Якщо ти пишеш цій людині вперше або ви спілкуєтеся нерегулярно, додай речення, яке пояснює твою роль або ваш зв’язок (наприклад: «Ми познайомилися на [Назва заходу]» або «Я з команди маркетингу, яка підтримує ваш підрозділ»).

3. Чітко поясни мету зустрічі

Нікому не подобаються розмиті запрошення. Поясни адресату, навіщо саме ти хочеш поговорити. Будь прямим і лаконічним — довгі абзаци можуть відлякати зайнятих людей.

**Приклад формулювання мети:**

I’d love to discuss how our teams can collaborate on the upcoming product launch. Specifically, I’d like to cover timeline coordination, shared resources, and any potential roadblocks.


Перелічуючи основні пункти для обговорення, ти формуєш чіткі очікування й допомагаєш адресату зрозуміти, що саме буде в порядку денному.

4. Запропонуй конкретні дати й час

Зайняті фахівці цінують, коли ти зменшуєш кількість листів туди-назад. Запропонуй два-три часові слоти для зустрічі, щоб адресат міг вибрати один або запропонувати альтернативу. Якщо в тебе більш вільний графік, зазнач, що ти гнучкий у плані часу.

**Приклад блоку про узгодження часу:**

Are you available for a 30-minute call next Tuesday, Wednesday, or Thursday morning (between 9:00 AM and 11:00 AM)? If none of these windows work, feel free to suggest another time that’s more convenient for you.


5. Підкресли вигоди (що в цьому для них)

Якщо людина, якій ти пишеш, поєднує багато обов’язків, покажи їй, чому погодитися на твою зустріч варто з її точки зору. Спробуй показати, як зустріч може запропонувати рішення, корисні інсайти або додати цінності до її ролі чи проєкту.

**Приклад ціннісної пропозиції:**

During the call, I’ll share some data-backed insights on our target audience that can help shape our joint strategy. This could save both teams time and resources in the long run.


6. Завершуй лист чітким закликом до дії

На завершення чітко скажи, що саме ти хочеш, щоб адресат зробив: підтвердив час, запропонував альтернативні дати чи зв’язався з тобою іншим способом, якщо потрібно.

**Приклад завершення:**

Looking forward to hearing from you. If the suggested times don’t fit, just let me know what works for you, and we can set something up. Thanks, and I appreciate your time!

Best regards,  
[Your Name]  
[Your Title / Company]  
[Your Contact Info]


7. Будь ввічливим і перед надсиланням перечитай лист

• Вичитування: друкарські помилки можуть створити враження непрофесійності. Перед надсиланням перечитай свій лист ще раз.
• Тон: зберігай поважний і дружній тон. Навіть якщо ти поспішаєш, ввічливий тон дуже допомагає.
• Вкладення: якщо ти згадав порядок денний, план або релевантні документи, переконайся, що вони додані до листа.

Зразки шаблонів електронних листів

Нижче наведено два зручні шаблони, які допоможуть почати.

Формальний електронний лист із запитом на зустріч

**Subject:** Meeting Request: Discuss [Project/Topic]

Hi [Name],

I hope you’re doing well. I’m reaching out to schedule a 30-minute meeting to discuss [specific reason]. I believe our conversation could help us [achieve goal/resolve an issue], and I’d value your perspective.

Would you be available [two or three date/time options]? If these slots don’t suit your schedule, please feel free to suggest an alternative.

Looking forward to your response.

Kind regards,  
[Your Name]  
[Title / Company]  
[Phone / Email]


Неформальний лист для підтримання контакту

**Subject:** Quick Chat This Week?

Hey [Name],

How’s everything going? I’d love to catch up and go over [brief reason: e.g., “those user feedback results”] if you have some time.

I’m free [list a couple of days/time slots], but I can also work around your schedule if needed. Let me know what works best, and I’ll send a calendar invite.

Thanks a bunch!

Best,  
[Your Name]


Використання інструментів ШІ, щоб спростити процес

Вміння надіслати запит на зустріч електронною поштою є критично важливим, але що відбувається після того, як зустріч уже запланована? Тобі знадобиться впорядкований запис усього, що було обговорено — особливо якщо ти ведеш кілька проєктів, клієнтів чи колаборацій одночасно. Тут на допомогу приходить Bubbles — асистент для зустрічей на основі ШІ.

Навіщо використовувати Bubbles?

Bubbles змінює твій робочий процес, пов’язаний із зустрічами, завдяки таким можливостям:

1. Автоматичне приєднання до зустрічей і запис: під’єднай свій календар, щоб Bubbles міг автоматично приєднуватися до онлайн-зустрічей (наприклад, у Zoom чи Google Meet) і записувати їх для тебе, гарантуючи, що жодна деталь не загубиться.
2. Детальні підсумки та список дій: після завершення зустрічі Bubbles миттєво створює транскрипт, виділяє головні висновки й пропонує наступні кроки на основі розмови — і надсилає все це прямо на твою поштову скриньку або в застосунок Bubbles.
3. Легке зберігання й доступ: усі записи зустрічей надійно зберігаються у твоєму робочому просторі Bubbles, тож тобі й твоїй команді легко знаходити й переглядати важливі обговорення будь-коли.

Використовуючи Bubbles, ти не лише спрощуєш планування, а й оптимізуєш увесь процес проведення зустрічей. Від надсилання запиту на зустріч до подальшого фолоуапу все стає ефективнішим, що дозволяє зосередитися на справді важливому: побудові міцних відносин і просуванні проєктів уперед.