Интеграция Zoom с Outlook может заметно упростить вам жизнь при проведении видеоконференций, поскольку позволит планировать и присоединяться к встречам прямо из календаря Outlook. Независимо от того, используете ли вы настольное приложение Outlook, веб‑версию или мобильное приложение, это руководство проведёт вас по всем шагам по добавлению Zoom в Outlook, включая объяснения по надстройке Zoom для Outlook и плагину Zoom Microsoft Outlook.

Зачем добавлять Zoom в Outlook?

Добавление Zoom в Outlook повышает продуктивность всех, кто часто планирует встречи. Эта интеграция позволяет легко создавать события календаря с ссылками Zoom, упрощая приглашение участников и отслеживание встреч в одном месте. В сегодняшних реалиях может казаться, что ваша рабочая жизнь полностью состоит из встреч в Zoom, и это один из способов немного снизить это ощущение.

Надстройка Zoom для Outlook и плагин Zoom Microsoft Outlook: в чём разница

Zoom предлагает два основных варианта интеграции с Outlook:

1. Надстройка Zoom для Outlook: эта надстройка доступна в Microsoft AppSource и работает как с веб‑версией Outlook, так и с настольным приложением. Она рекомендуется для оптимальной производительности и на будущее, особенно пользователям macOS.
2. Плагин Zoom Microsoft Outlook: этот плагин устанавливается как отдельный файл и работает с настольным приложением Outlook для Windows. Он полезен для тех, кто предпочитает традиционный плагин, но постепенно заменяется надстройкой ради более широкой совместимости, поэтому я хочу обозначить его как вариант, который стоит рассматривать в меньшей степени.

Настройка надстройки Zoom для Outlook

Установка надстройки в Outlook Web

Надстройка Zoom для Outlook разработана так, чтобы безошибочно работать с Outlook Web и новым настольным приложением Outlook — и так оно и есть. Вот как установить её и запустить эту интеграцию:

1. Откройте Outlook Web: перейдите в календарь Outlook через браузер и войдите в свою учётную запись Microsoft.
2. Откройте меню надстроек: нажмите значок настроек в правом верхнем углу, затем выберите Просмотреть все параметры Outlook.
3. Найдите надстройку Zoom: выберите Почта > Настройка действий > Надстройки. Вы будете перенаправлены в Microsoft AppSource.
4. Поиск и установка: здесь вы можете найти Zoom for Outlook в Microsoft AppSource. Когда надстройка появится в результатах, нажмите Get it Now и следуйте инструкциям мастера установки.
5. Подтвердите установку: всё готово. После установки надстройка появится в вашем календаре Outlook на вкладках Создать событие или Календарь.

Теперь вы можете создавать приглашения на встречи в Zoom прямо из любого события календаря, нажав кнопку Add a Zoom Meeting. Здорово, правда?

Установка надстройки в настольном приложении Outlook (Windows и macOS)

Чтобы установить надстройку Zoom для настольного приложения Outlook, выполните следующие шаги:

1. Откройте настольное приложение Outlook: логично, но всё же — войдите в свою учётную запись Microsoft Outlook, чтобы начать.
2. Откройте раздел «Получить надстройки»: после входа перейдите на вкладку Главная и нажмите Получить надстройки на панели инструментов.
3. Найдите надстройку Zoom: в окне надстроек выполните поиск по Zoom for Outlook.
4. Добавьте Zoom в Outlook: всё очень просто — нажмите Добавить и следуйте подсказкам, чтобы интегрировать Zoom с вашим календарём Outlook.

Интеграция Zoom и Outlook с Bubbles

Независимо от того, какой способ добавления Zoom в Outlook вы выберете, итог один и тот же — вы собираетесь участвовать во встрече в Zoom. Эта встреча может (и должна) быть полностью записана, транскрибирована и суммирована с помощью Bubbles — помощника на ИИ для ведения заметок по встречам. Чтобы бесплатно получить доступ к Bubbles, вы можете:

• Перейти в приложение Bubbles и зарегистрировать бесплатную учётную запись. Подключите свой календарь, и Bubbles автоматически присоединится к вашей следующей встрече. После встречи вы получите полную запись Zoom, транскрипт, краткое резюме и персонализированные пункты действий, доступные по письму с итогами или прямо в приложении.
• Пригласите Bubbles Notetaker на вашу следующую встречу в Zoom через расширение Chrome/Edge. Просто вставьте ссылку Zoom в расширение, и ИИ‑ассистент автоматически присоединится к вашей встрече.

Установка надстройки в мобильном приложении Outlook (Android и iOS)

Если вы используете Zoom или Outlook на мобильном устройстве, теперь очередь за вами. Включить Zoom в мобильном приложении Outlook очень просто. Выполните следующие шаги:

1. Откройте мобильное приложение Outlook: нажмите значок профиля в левом верхнем углу.
2. Перейдите к разделу «Надстройки»: откройте Настройки и нажмите Надстройки.
3. Добавьте Zoom: прокрутите вниз, и вы увидите Zoom for Outlook. Нажмите значок +, чтобы добавить его — вот и всё!

Настройка плагина Zoom Microsoft Outlook

Если вы предпочитаете традиционный плагин вместо надстройки, вот как установить его в настольном приложении Outlook:

Загрузка и установка плагина Zoom Microsoft Outlook

1. Скачайте плагин: перейдите в центр загрузок Zoom на сайте Zoom и скачайте плагин Zoom Microsoft Outlook.
2. Запустите установщик: после загрузки откройте скачанный файл и следуйте подсказкам мастера установки.
3. Перезапустите Outlook: когда установка будет завершена, перезапустите Outlook, чтобы увидеть параметры Zoom.
4. Подтвердите установку: в ленте Outlook должны появиться кнопки Schedule a Meeting и Start Instant Meeting. Если вы их видите, установка подтверждена.

Использование Zoom с Outlook: ключевые функции и настройки

После добавления Zoom в Outlook вы можете не только планировать встречи Zoom прямо из календаря Outlook, но и использовать несколько дополнительных функций, чтобы сделать рабочие встречи более удобными. Ниже — основные функции, начиная с той, ради которой вы, скорее всего, здесь:

Планирование встречи Zoom в Outlook

1. Создайте событие в календаре: в Outlook откройте календарь Outlook и нажмите Создать событие.
2. Добавьте встречу Zoom: если вы используете надстройку, внутри события календаря нажмите кнопку Add a Zoom Meeting. Если вы используете плагин, нажмите Schedule a Meeting на панели инструментов.
3. Настройте параметры встречи: при необходимости задайте параметры, такие как код доступа к встрече, зал ожидания, параметры видео и другие.
4. Сохраните и отправьте приглашения: после настройки сохраните событие и отправьте приглашения участникам. Ссылка на встречу Zoom и детали приглашения будут автоматически добавлены в описание события, и ваша новая встреча будет запланирована и готова.

Преобразование существующих событий Outlook во встречи Zoom

Если встреча уже запланирована в календаре Outlook, вы можете преобразовать её во встречу Zoom и избежать путаницы и накладок, когда придёт время созвона:

1. Откройте событие: перейдите к событию календаря, которое хотите изменить.
2. Добавьте Zoom: нажмите Add a Zoom Meeting или Schedule a Meeting.
3. Сохраните изменения: данные Zoom будут добавлены, а ссылка на встречу отправится всем приглашённым участникам, чтобы они знали об изменении.

Добавление регулярных встреч Zoom в Outlook

Для повторяющихся встреч Zoom позволяет планировать регулярно проводимые встречи. Это очень удобно и экономит массу времени на стандартных встречах, таких как еженедельные операционные созвоны. Вот как это сделать:

1. Задайте повторение в Outlook: в событии календаря выберите Повторение в разделе Параметры события.
2. Выберите периодичность встречи: укажите, должна ли встреча повторяться ежедневно, еженедельно или ежемесячно, в зависимости от вашей команды и формата встречи.
3. Добавьте детали Zoom: выполните шаги по добавлению встречи Zoom, чтобы один и тот же линк на встречу Zoom использовался для каждого повтора встречи.

Управление настройками Zoom в Outlook

Включение автоматических настроек встречи

Вы можете настраивать параметры Zoom прямо из Outlook, чтобы упростить процесс создания встреч. Эти параметры доступны в веб‑портале Zoom или в настольном приложении Zoom:

• Код доступа и зал ожидания: безопасность — ключевой аспект, поэтому обезопасьте свои встречи, включив код доступа и зал ожидания.
• Автоматическое отключение звука участников при входе: уменьшите шум, автоматически отключая звук в Zoom у участников при подключении.
• Параметры записи: настройте, чтобы Bubbles Notetaker автоматически присоединялся к встрече или чтобы ему требовалось вручную предоставлять доступ из зала ожидания. В любом случае убедитесь, что ваша встреча в Zoom настроена на запись в соответствии с шагами выше.
• Часовой пояс и синхронизация календаря: убедитесь, что время встречи соответствует часовому поясу вашего календаря Outlook.

Синхронизация встреч Zoom с календарём Outlook

Синхронизация Zoom с вашим календарём Outlook позволяет держать все встречи в одном месте:

1. Войдите в веб‑портал Zoom: перейдите в раздел Настройки.
2. Включите синхронизацию календаря: в разделе Интеграция календаря и контактов выберите Outlook.
3. Предоставьте доступ: подтвердите запрос на доступ, чтобы синхронизировать календари Zoom и Outlook без лишних усилий.

Аналогично, синхронизация Bubbles с календарём Outlook означает, что все записи ваших встреч будут храниться в одном месте — в разделе «My bubbles» в приложении Bubbles. Это делает обращение к материалам после встреч невероятно простым и сохраняет всю важную информацию и пункты действий.