Toute réunion productive donnera, en résultat, des éléments d’action bien définis et actionnables. Les projets réussissent rarement sans réunions productives tout au long de leur déroulement, donc faites le calcul : vous devez savoir comment rédiger des éléments d’action efficaces pour vos réunions. Heureusement, vous êtes au bon endroit pour cela. Allons-y.

Les réunions efficaces sont essentielles à la réussite de tout projet, et l’un des principaux résultats d’une réunion productive est un ensemble bien défini d’éléments d’action. Les éléments d’action garantissent que les tâches sont clairement attribuées, suivies et réalisées, ce qui stimule le progrès et la responsabilisation. Dans cet article, nous verrons tout ce que vous devez savoir sur la rédaction d’éléments d’action pour les réunions : ce qu’ils sont, comment les organiser et comment les suivre et les contrôler.

Que sont les éléments d’action ?

Alors, que sont exactement vos éléments d’action ? Essentiellement, ce sont des tâches ou activités spécifiques qui sont attribuées et doivent être réalisées à la suite d’une réunion. En général, les éléments d’action sont attribués à des personnes ou à des équipes par d’autres membres de l’équipe, mais vous pouvez aussi vous en attribuer vous-même en réfléchissant à votre charge de travail et à ce qui a déjà été fait. Chaque élément d’action doit être associé à une date limite claire, car, rédigés de cette manière, ils deviennent un engrenage puissant de la mécanique de votre travail d’équipe, transformant discussions et décisions en étapes actionnables pour avancer.

Caractéristiques clés d’éléments d’action efficaces :

• Spécifique : définissez clairement ce qui doit être fait, sans ajouter trop de détails.
• Attribuable : qui est responsable de cette tâche ? Soyez clair.
• Mesurable : la tâche doit avoir une fin définie, donc assurez-vous que les critères de réalisation sont connus.
• Limité dans le temps : là encore, fixez une date limite à laquelle la tâche doit être terminée.

Comment organiser les éléments d’action

Sans une organisation efficace des éléments d’action, vous aurez du mal à vous assurer qu’ils sont réalisés à temps et qu’ils contribuent aux objectifs globaux du projet. Si cela vous paraît difficile, voici quelques stratégies pour bien organiser vos éléments d’action :

1. Utilisez toujours un format clair

Utiliser un format cohérent lorsque vous rédigez vos éléments d’action contribue à assurer la clarté au sein de l’équipe et la responsabilisation, surtout si vous structurez systématiquement vos éléments d’action de la même façon. Chacun de vos éléments d’action doit inclure une description, un responsable, une date limite et un niveau de priorité afin que chacun connaisse le degré d’urgence. Parfois, vos dates limites ne seront pas rigides ; dans ces cas-là, ne précisez pas de date dans votre élément.

2. Priorisez les tâches

Alors, pourquoi est-il important de préciser l’urgence ? Eh bien, tous les éléments d’action n’ont pas la même importance ; attribuer un niveau de priorité à chaque tâche aide les membres de l’équipe à se concentrer d’abord sur les activités les plus critiques. Les tâches hautement prioritaires doivent être traitées dès que possible, tandis que les tâches de priorité moyenne ou faible peuvent être planifiées en conséquence ou reléguées plus loin dans la charge de travail. Petit conseil : vous devriez utiliser des technologies dédiées ou un logiciel de gestion de projet pour organiser les éléments d’action. Un outil comme Bubbles est idéal pour garder une trace des éléments d’action et maintenir la communication avec les membres de l’équipe à mesure que vous cochez chaque élément d’action.

Comment surveiller et suivre les éléments d’action

Organiser vos éléments d’action est une chose, mais les surveiller et les suivre est encore plus crucial. Chaque membre de l’équipe doit pouvoir s’assurer que les tâches sont réalisées à temps et que tout problème est traité rapidement, tant pour son propre flux de travail que pour la progression et la réussite globales de l’équipe. Ces conseils devraient bien vous aider lorsqu’il s’agit de suivre vos éléments d’action :

1. Points de contrôle réguliers

Planifiez des points de contrôle réguliers avec votre équipe pour examiner l’état des éléments d’action et le progrès général. Cela peut se faire lors de réunions générales d’équipe ou opérationnelles, mais, pour mieux segmenter les tâches, envisagez d’organiser des réunions quotidiennes de type standup où vous discutez précisément de ce qui a été fait et de ce qui vient ensuite. En vous engageant à fournir des mises à jour régulières, vous maintiendrez la responsabilisation de chacun et vous vous assurerez que les progrès sont bien au rendez-vous.

2. Tirez parti de la technologie

Le conseil le plus impactant pour vos éléments d’action est sans doute l’utilisation adéquate de la technologie. En tirant parti de la technologie, vous pouvez non seulement améliorer votre capacité à surveiller et suivre les éléments d’action, mais aussi améliorer considérablement les éléments d’action eux-mêmes. Un outil que nous recommandons est Bubbles Notetaker, particulièrement utile pour les réunions virtuelles. Bubbles rejoint automatiquement les réunions, transcrit les conversations, enregistre les sessions et vous envoie, après la réunion, un e-mail de suivi personnalisé contenant des éléments d’action spécifiques qui vous concernent. Vous pourrez également voir, dans cet e-mail, les éléments d’action de vos coéquipiers, pour plus de tranquillité d’esprit. En testant Bubbles, nous avons constaté que cela garantit qu’aucun point clé n’est oublié et que tous les membres de l’équipe comprennent au mieux leurs responsabilités. Découvrez ci-dessous à quoi ressemble l’e-mail de compte-rendu de réunion que Bubbles vous envoie.

Un avantage supplémentaire est la fonction d’enregistreur d’écran de Bubbles, qui vous permet d’enregistrer et de partager des explications détaillées de tâches complexes, ainsi que des retours généraux à vos employés ou membres de l’équipe. Cette fonctionnalité facilite la révision et la compréhension des attributions, renforçant la clarté et la continuité tout au long du cycle de vie de vos projets.

3. Créez un système de suivi des tâches

Si vous avez encore besoin de clarté pour vos éléments d’action, créez alors un système spécifique pour en suivre l’avancement. Cela peut être aussi simple qu’un tableau ou une feuille de calcul, mais l’essentiel est de disposer d’un emplacement centralisé où toutes les tâches sont documentées.

4. Définissez des rappels et des suivis

Le suivi implique, en particulier, de définir des rappels et d’assurer des relances quand c’est nécessaire, afin de garantir que les éléments d’action soient réalisés à temps. Les logiciels de gestion de projet incluent souvent des fonctionnalités pour définir des rappels et envoyer automatiquement des e-mails de suivi aux responsables, mais Bubbles s’en chargera également pour vous, en vous rappelant qu’un membre de l’équipe a besoin de votre contribution ou de votre réponse à un élément ou à une liste de tâches avant une certaine date. Quelle que soit la manière dont vous procédez, des suivis réguliers sont essentiels pour maintenir les tâches sur la bonne voie.

5. Revoir et ajuster

Comme je l’ai dit, toutes les dates limites n’ont pas besoin d’être rigides ; révisez donc l’avancement des éléments d’action et ajustez dates limites ou priorités si nécessaire.

Conseils supplémentaires pour rédiger des éléments d’action efficaces

Nous avons couvert tout ce qui concerne l’organisation, le suivi et la surveillance, mais je souhaite vous donner quelques conseils supplémentaires pour la rédaction de vos éléments d’action (si, pour une raison quelconque, vous choisissez de le faire manuellement !)

1. Commencez par un verbe

Allez droit au but : commencez chaque élément d’action par un verbe pour bien préciser quelle action doit être réalisée. Voici quelques exemples : « Élaborer un plan de projet » ou « Examiner la conception du site web ».

2. Soyez clair et concis

Évitez toute confusion en restant bref mais clair. Évitez le langage vague afin que la tâche soit facilement compréhensible pour l’équipe et pour le responsable.

3. Fractionnez les grandes tâches

Un plan d’action complet pour un projet peut être trop vaste ou trop complexe pour un seul élément d’action. Dans ces cas, fractionnez-le en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer. Cela facilite le suivi de l’avancement et permet aussi aux personnes concernées de réaliser chaque partie avec toute leur attention. Un exemple pour vous : au lieu de « Lancer la campagne marketing pour notre nouvelle version », divisez-la en « Élaborer des supports marketing », « Planifier les publications sur les réseaux sociaux » et « Suivre l’avancement du matériel promotionnel ».

4. Attribuez un unique responsable

Même si plusieurs membres de l’équipe participent à la réalisation globale de la tâche, essayez d’attribuer chaque élément d’action à un seul responsable pour garantir une responsabilisation claire. Si vous respectez cette méthode, votre chef de projet saura exactement d’où vient le retard et pourra aider les bonnes personnes avec les retours appropriés ou une évaluation de performance.

5. Donnez un coup de main

N’ayez pas peur d’aider le responsable en lui fournissant tous les détails ou connaissances nécessaires pour l’aider à mener à bien sa tâche efficacement. N’oubliez pas qu’une équipe performante collaborera toujours dès que possible.

Conclusion

Vos éléments d’action vont avoir une influence majeure sur la réussite de vos projets et sur la productivité globale de l’équipe. Heureusement, vous êtes maintenant un expert, donc je suis convaincu que vos flux de travail et vos projets ne cesseront de gagner en efficacité après cela. Cependant, si vous vous engagez pleinement à améliorer vos éléments d’action et vos comptes-rendus de réunion en utilisant Bubbles Notetaker, ma « grande » confiance se transformera rapidement en confiance totale. Bonne chance !