Якщо ви коли-небудь почувалися трохи перевантаженими через віртуальні зустрічі, знайте — ви не самі. На щастя, Zoom дозволяє легко спілкуватися з колегами, друзями та родиною з будь-якого місця. У цьому гайді ми крок за кроком покажемо, як налаштувати зустріч у Zoom — від створення облікового запису Zoom до планування та керування вашою першою онлайн‑зустріччю.

Чому варто використовувати Zoom для ваших зустрічей

Перш ніж переходити до технічних деталей, коротко розглянемо, чому Zoom виділяється:

• Зручний інтерфейс: простий та інтуїтивний, навіть для новачків.
• Кросплатформеність: використовуйте Zoom на Windows, Mac, Linux, Android та iOS.
• Багатий на функції: від демонстрації екрану й опитувань до сесій у підкімнатах і віртуальних фонів.
• Масштабованість: проводьте як швидкі розмови тет‑а‑тет, так і великі вебінари з кількома спікерами.

Створіть свій обліковий запис Zoom

1. Зареєструйтеся на сайті Zoom

1. Перейдіть на офіційний сайт Zoom.
2. Натисніть кнопку Sign Up або Sign Up Free.
3. Введіть дійсну адресу електронної пошти (також можна увійти через Google, Facebook або SSO).

2. Підтвердьте свою електронну пошту

1. Перевірте вхідні листи — знайдіть лист із підтвердженням від Zoom.
2. Натисніть посилання в листі, щоб активувати обліковий запис.

3. Завершіть оформлення профілю

1. Створіть надійний пароль, коли система попросить.
2. Заповніть своє ім’я та інші дані, які Zoom запросить.
3. Завантажте фото профілю (необов’язково, але допомагає додати особистий штрих).

Професійна порада: Zoom має як безплатні, так і платні тарифні плани. Якщо ви плануєте довші зустрічі (понад безплатний 40‑хвилинний ліміт для групових дзвінків) або потребуєте додаткові функції (наприклад, хмарний запис), розгляньте оновлення до платного плану.

Заплануйте зустріч у Zoom

Після створення облікового запису ви можете запланувати зустріч у Zoom кількома способами — через вебпортал Zoom, десктопний застосунок або навіть мобільний застосунок.

1. Відкрийте Zoom і знайдіть опцію "Schedule"

• Десктопний застосунок: запустіть застосунок Zoom. Ви побачите вкладку Home з такими опціями, як New Meeting, Join, Schedule та Share Screen. Натисніть Schedule.
• Веб: перейдіть на zoom.us, увійдіть у систему й натисніть Schedule a Meeting у панелі керування.

2. Вкажіть параметри зустрічі

• Topic: дайте вашій зустрічі інформативну назву.
• When: виберіть дату й час.
• Duration: оцініть, як довго триватиме зустріч.
• Time Zone: переконайтеся, що вона відповідає вашому поточному часовому поясу (особливо важливо для міжнародних команд).
• Recurring Meeting: якщо ви хочете зустрічатися щодня, щотижня або щомісяця в один і той самий час, позначте цей прапорець. Zoom створить повторюване посилання.

3. Увімкніть параметри безпеки

• Passcode: додайте код доступу для додаткового рівня безпеки.
• Waiting Room: ведучий вирішує, коли учасники можуть приєднатися до основної кімнати із "зони очікування".

4. Налаштування відео, аудіо та календаря

• Video: визначте, чи мають відео ведучого та/або учасників вмикатися за замовчуванням.
• Audio: дозвольте учасникам приєднуватися по телефону, через комп’ютерний звук або обидва варіанти.
• Calendar: синхронізуйте зустріч у Zoom з Google Calendar, Outlook або іншим календарним інструментом, щоб легко надсилати запрошення.

Натисніть Save або Schedule, щоб зберегти ці налаштування. Після цього Zoom згенерує унікальні Meeting ID і Meeting Link.

Запросіть учасників

1. Скопіюйте посилання на зустріч у Zoom

Після того як зустріч запланована:

• Знайдіть кнопку Copy Invitation або Copy Link.
• Це скопіює посилання на зустріч і, за потреби, інформацію для підключення телефоном у буфер обміну.

2. Надішліть запрошення

• Email: вставте посилання в новий лист із коротким описом і порядком денним зустрічі.
• Calendar: якщо ви синхронізували зустріч із Google Calendar, Outlook або Apple Calendar, додайте електронні адреси учасників безпосередньо в картку події.
• Instant Message/Chat: ви також можете поділитися посиланням через Slack, Teams або будь‑який інший месенджер.

3. Керуйте запрошеннями

• Якщо вам потрібно змінити дату/час, оновіть їх у Zoom. Посилання зазвичай залишається дійсним, але запрошення в календарі, можливо, доведеться оновити.
• Завчасно повідомляйте учасників про будь‑які зміни, щоб у них було актуальне посилання та деталі.

Запускайте та керуйте своєю зустріччю

1. Запустіть зустріч

• Десктопний застосунок: відкрийте Zoom, перейдіть на вкладку Meetings і натисніть Start поруч із запланованою зустріччю.
• Веб: увійдіть на zoom.us, знайдіть свою зустріч у панелі керування й натисніть Start.

2. Перевірте аудіо та відео

• Test Speaker & Microphone: Zoom проведе вас через швидкий тест.
• Video Preview: перевірте ракурс камери та фон.

3. Привітайте учасників

• Waiting Room: якщо опція ввімкнена, впускайте учасників, коли вони приєднуються. Ви побачите спливаюче вікно або список учасників із кнопками "Admit".
• Mute on Entry: не обов’язково, але корисно для великих зустрічей, щоб уникнути фонових шумів.

4. Демонстрація екрана та чат

• Share Screen: чудово підходить для презентацій або демонстрацій. Виберіть окреме вікно або весь робочий стіл.
• Chat: учасники можуть ставити запитання або ділитися посиланнями, не перебиваючи ведучого.

5. Завершіть зустріч

• Leave Meeting проти End Meeting for All: якщо ви ведучий, завжди обирайте End Meeting for All, щоб сесію було повністю завершено.

Розширені можливості зустрічей

Breakout Rooms

• Purpose: розбивайте великі групи на менші "кімнати" для приватних обговорень.
• Setup: увімкніть цю функцію в налаштуваннях Zoom. Під час зустрічі натисніть Breakout Rooms, виберіть кількість кімнат і розподіліть учасників автоматично або вручну.

Планування для інших

• Якщо ви асистент або адміністратор команди, у Zoom є функція Scheduling Privilege. Ви можете планувати, редагувати й запускати зустрічі від імені іншої людини (за наявності дозволу).

Інтеграції

• Google Calendar: створіть або відредагуйте подію у своєму календарі — посилання Zoom буде додано автоматично.
• Outlook: установіть додаток Zoom для Outlook, щоб планувати й запускати зустрічі Zoom прямо з поштового клієнта.

Запис ваших зустрічей

1. Увімкніть запис

• Перейдіть у налаштування облікового запису й переконайтеся, що Local або Cloud Recording увімкнено. (Хмарний запис доступний у платних тарифних планах.)

2. Почніть запис

• Під час живої зустрічі натисніть кнопку Record у нижній частині екрана.
• Виберіть Record on this Computer або Record to the Cloud.

3. Зупинка та доступ до запису

• Натисніть Stop або завершіть зустріч — запис автоматично зупиниться.
• Local Recording: зазвичай зберігається в папці "Zoom" на вашому комп’ютері.
• Cloud Recording: отримайте доступ до записів, увійшовши у вебпортал Zoom і перейшовши до розділу Recordings.

Важливо: завжди попереджайте учасників перед початком запису й отримуйте їхню згоду, особливо якщо ви перебуваєте в регіоні з суворими законами щодо запису розмов.

Покращуйте свої зустрічі за допомогою Bubbles

Уміння правильно налаштовувати зустріч у Zoom, звісно, дуже важливе, але не менш критично — коректно записувати й зберігати ці зустрічі. Саме тут Bubbles, асистент зустрічей на основі ШІ, спрощує увесь процес.

Чому варто використовувати Bubbles?

1. Автоматизуйте свій запис
Втомилися кожного разу згадувати, що потрібно натиснути "record"? За допомогою Bubbles достатньо підключити свій календар — і ваші зустрічі записуватимуться автоматично, без додаткових кліків.

2. Отримуйте конспекти від ШІ
Після кожної зустрічі Bubbles надсилає охайний підсумок із ключовими висновками, завданнями та повною розшифровкою, щоб ви могли зосередитися на розмові, а не на нотатках.

3. Організуйте всі свої записи зустрічей
Bubbles зберігає записи зустрічей у вашому приватному робочому просторі. Легко отримуйте до них доступ, шукайте й завантажуйте їх у будь‑який час.

Інтегрувавши Bubbles із дзвінками в Zoom, ви більше ніколи не пропустите жодної деталі — тож витрачатимете менше часу на жонглювання нотатками й більше — на продуктивну роботу.